Некоторые предпочитают пользоваться ежедневниками. Хуже, если он применяется вместо еженедельника, гораздо лучше, если вместе с ним. Ежедневник – полезный дополнительный инструмент. В нем задания расписаны подробно, отведено отдельное место для записи дел, точное время выполнения которых заранее не определено, а также специальнаяграфа для записи предстоящих телефонных звонков. Главное достоинство ежедневника – специальное составление плана на предстоящий день с ориентацией на главные цели, что может привести к перераспределению дел, к отказу от менее важных. Приоритетность дел должна быть выделена особыми пометками. Но не забывайте о малой обзорности ежедневника, поэтому обязательно сочетайте его с формами для планирования недели или месяца. Не стремитесь в качестве ежедневника использовать настольные перекидной календарь: в нем слишком мало места для подробных планов, нет сетки часов.
Когда лучше составлять план на очередной день? В конце предыдущего дня или в начале наступившего. В каждом варианте есть свои преимущества. Планирование в самом начале дня способно обеспечить вхождение в работу и создать энергичный настрой на весь день. Конец дня лучше обеспечивают тщательность подготовки. В любом случае план уходящего дня необходим наряду с вырисовывающимся планом дня наступающего. Из него не только переписываются в план следующего дняневыполненные дела, но и извлекаются данные для анализа потерь времени, выяснения и устранения их причин. Анализ должен помочь вам ответить на вопросы: чего вы достигли? Чего вы еще хотите достичь? Что нужно, чтобы «что» превратить в «как», в эффективный путь достижения целей?
Известный советский ученый-экономист Г.Х. Попов, автор целого ряда публикаций по совершенствованию личной работы, для повышение качества планирования советует стремиться превращать нерегулярные дела в регулярные, а дела с условной регулярностью переводить в разряд четко фиксированных по времени. Например, в целях решения важной задачи – защиты диплома – начать регулярно, три раза в неделю, ходить в библиотеку, создав тем самым условную регулярность посещений. Если установить далее время пребывания в библиотеке по понедельникам, средам и пятницам с семнадцати до двадцати часов, то посещения становятся фиксированными во времени. Регулярность и фиксированность во времени упрощают планирование, позволяют тратить на него меньше времени и не упускать из виду важных дел.
Г.Х. Попов разработал также оригинальную картотеку — инструмент для планирования личных оперативных дел. Ее основу составляют карточки размером в четверть стандартного листа бумаги для машинописных работ. На каждую карточку заносится только одно конкретное дело. Карточки — разноцветные. Регулярные дела, строго привязанные ко времени, записываются на синие карточки; регулярные дела, имеющие интервал времени для выполнения, т. е. условно-регулярные, типа «нужно сделать за неделю, за три дня, за месяц»,— на зеленые; нерегулярные — на белые; горящие и неотложные дела фиксируются на красных карточках. Несколько карточек удобно и полезно иметь постоянно при себе для оперативной записи вновь возникающих дел, используя для хранения бумажник, записную книжку или ее обложку.
Собственно картотека — это ящик с карточками, имеющий четыре раздела: календарные записи, задания, не отнесенные к определенным датам, запас чистых карточек разных цветов. Раздел календарных записей имеет тридцать один разделитель из плотного картона, по наибольшему числу дней в месяце. За каждым разделителем помещаются карточки дел, запланированных на данный день. На карточках для дублирования целесообразно писать дату запланированного выполнения, тогда выпавшие карточки всегда можно точно вернуть на нужное место. Раздел заданий, не отнесенных к определенным датам, имеет четыре разделителя: неделя, месяц, квартал, будущее. Здесь размещаются карточки дел, запланированных в общих чертах на соответствующий период. В разделе отдельных лиц столько разделителей, сколько человек находится с вами в постоянном контакте. Возможен вариант с разделителями, соответствующими буквам алфавита. На каждой карточке фиксируется фамилия, имя, отчество, домашний адрес и телефон, место учебы или работы, рабочий телефон и адрес, день рождения и другие необходимые вам основные сведения.
Порядок работы с картотекой прост. Ежедневно карточки раздела календарных записей, лежащие за разделителем очередного планируемого числа месяца, достаются, просматриваются, оцениваются с позиций их важности и комплектуются в порядке планируемой очередности выполнения. Затем они помещаются впереди данного раздела перед разделителем с цифрой 1. Если день проводится в разных местах, карточки можно взять с собой либо переписать запланированный порядок дел в ежедневник. Вечером карточки выполненных дел помещаются обратно, за свой разделитель, а невыполненных дел — размещаются за оставшимися до конца месяца разделителями с учетом временных резервов.