В начале месяца, когда впереди еще много дней, подобное размещение, как правило, не представляет труда. Ближе к концу возможностей становится меньше. Можно, конечно, ряд карточек невыполненных дел помещать в следующий за разделителем «квартал». Но таким приемом советуем не злоупотреблять: начинает появляться принцип откладывания на потом. Картотека — средство для планирования дел на месяц. Если взять себе за правило весь месячный объем дел выполнять за данный срок, то она может выступить хорошим средством дисциплины планирования, предупреждая н предотвращая накопление невыполненных дел, с которыми все равно придется расправляться в конце месяца, но дорогой ценой. Однако есть и другой путь: устранение менее приоритетных дел, если фонда времени на все не хватает. Накопление невыполненных дел является основанием для поиска резервов времени.
Два раза в неделю просматриваются карточки заданий, не отнесенных к определенным датам, и определяются даты выполнения некоторых из них с размещением карточек за соответствующие разделители. Карточки дел, для которых пока не удалось определить время выполнения, помещаются обратно.
В первом разделе картотеки можно помещать карточки регулярных дел, а после очередного выполнения переставлять их за разделитель. Каждый раз целесообразно ставить пометку об их выполнении. Регулярный просмотр карточек второго раздела тоже может быть зафиксирован на отдельной карточке, два раза в неделю переставляемой за последующий разделитель. Тем самым вы никогда не будете забывать о необходимости такого регулярного просмотра. Если запланированное дело имеет определенный временной диапазон выполнения, то карточка с соответствующей пометкой помещается за разделитель с датой начала данного диапазона. Целесообразно на карточках выполнения дел указывать время, потребовавшееся на их выполнение, что послужит основой для вашего анализа удельной загруженности различными делами, для оценки времени, требующегося на выполнение дел конкретного типа. Карточки истекшего месяца целесообразно не выбрасывать, а накапливать в своем архиве.
Такая картотека имеет один недостаток — малую обзорность. Устранить его поможет вспомогательное использование планов-графиков. Достоинство работы с любыми средствами планирования и собственно самого планирования личных дел состоит в том, что затраты времени на них оборачиваются его существенной экономией. Надеемся, что и ваши затраты на чтение этой главы помогут вам в сбережении времени и его эффективном использовании.
ГЛАВНОЕ – ПОРЯДОК ВО ВСЕМ
Спланировав предстоящий день или неделю, вы постарались учесть важность дел, их очередность, постарались учесть резервы времени. Но вы совершите большую ошибку, если будете всецело полагаться только на план. Наполеон говорил, что полководец, который перед началом сражения имеет его детальный план, битвы не выиграет. Противник – активная сила со своим неизвестным замыслом.
Каждый из нас в своей жизни сталкивается с непредвиденными обстоятельствами. Решительный человек знает, что успех в делах состоит в том, чтобы правильно поступать в 51% случаев. Разумеется, это образное выражение, но передающее правильно суть дела. 50% - это ситуация равенства случаев успеха и неудачи. Значит, нужен еще один процент удачи, чтобы быть в выигрыше. Ожидая, обычно стремятся получить исчерпывающую информацию, хотя в окружающих человека ситуациях неопределенности полнота сведений достигается часто тогда, когда все сроки прошли, между тем, как для успеха дела вполне хватило бы части информации, т.е. нужна лишь достаточная информация.
Достаточную информацию целесообразно получить заранее, чтобы в ответственный момент принятия решения судорожно не искать необходимые сведения. Для эффективности использования стоит приучить себя обращаться к определенной информации однократно. Также важно умение слушать, получать сведения с первого раза, исключив перерасспросы, повторные обращения, и умение быть самому кратким, понятным.
При принятии оперативных решений уходите от стремления к совершенству и принимайте то решение, на которое вы способны в данный момент.