1. Возьмите большую корзину для мусора.
2. Уберите все со столешницы и освободите все ящики. Без колеба-ний и сожалений откажитесь от предметов, которые вы уже давно не используете.
3. Составьте список всех вещей, которые находились на вашем письменном столе или в нем, при этом расположите их в порядке важности Рассматривая каждый из пунктов, спрашивайте себя: «Что может случиться, если я выброшу это?» Если ответ не очень ужасает вас, выбросьте этот предмет в корзину и вычеркните его из своего списка.
4 Критически пересмотрите все пункты, которые вы не отвергли, и
о)К1ГГе в свой стол только самые существенные вещи. Те бумаги, пап-11 предметы, к которым вам не нужен непосредственный и немедлен-lit доступ, должны храниться где-нибудь в другом месте, скажем в
^рготечном или обычном книжном шкафу.
5 Храните бумаги в папках, а папки — в глубоких выдвижных ящи-х Периодически просматривайте все папки, находящиеся у вас в пись-
^нном столе и на нем, причем оставляйте там только те, которые в теку-дои момент на самом деле существенны. Более чем девяносто процентов к-ех папок и архивных материалов, имеющих возраст более одного года, никогда не используются и к ним никто не обращается. Их просто грех держать в рабочем столе и особенно на нем.
6. Чтобы использовать для обработки информации принцип поточного ввода-вывода, поставьте себе две большие корзины (или два ящика) д1я хранения в них стопок из папок — в одной должны лежать поступающие (входящие) документы, а в другой — документы, которые вы уже обработали и готовы отдать (исходящие). Бумаги, находящиеся по причине их низкой приоритетности в подвешенном состоянии или нуждающиеся в более позднем рассмотрении, могут быть размещены в ящиках вашего письменного стола — при условии, что эти ящики вы регулярно просматриваете.
Руководящие принципы работы за столом
Если вы нашли в себе силы и проделали столь неприятную работу, как реорганизация своего письменного стола, то тем самым сделали гигантский шаг к превращению своего рабочего места в гораздо более эффективный инструмент. Некоторые находят полезным повторять реорганизацию письменного стола каждые шесть месяцев. Далее я привожу руководящие принципы, которые предназначены для дальнейшего повышения эффективности вашей работы за письменным столом путем уменьшения беспорядка и хаоса.
1. В каждый момент времени имейте у себя на столе только один про-е1сг - в данную минуту он должен быть вашим главным приоритетом.
2. Пока вы не готовы работать с какими-то документами, держите их Неугодно, но только не на своем письменном столе. Лучше хранить их в ^ртотечных шкафах или в ящиках стола, но в любом случае держите их вне поля зрения.
3- Не позволяйте более легким или более привлекательным задач уводить вас в сторону. Вы должны заниматься исключительно т первостепенной важности и не бросать его, пока оно не будет закончено
4. Когда вы завершите какой-то проект, переложите все связанныес ним документы в корзину исходящих бумаг и отправьте их дальше п0 маршруту исполнения. Затем проверьте свои приоритеты и перейдите, следующей позиции.
5. Если у вас есть секретарь, то он или она могут помогать вам поддерживать порядок на письменном столе и позаботиться о том, чтобы в начале каждого рабочего дня на столе вас ждали только задания первостепенной важности.
Как я уже отмечал, это не более чем руководящие принципы, и они могут оказаться не совсем подходящими для вас. Создавать некий фетиш из чистого письменного стола не нужно, чистый стол никак не сделай работу за вас, а для некоторых он становится всего лишь очередным средством отвлечения от эффективного выполнения работы. Самостоятельно выберите стиль, который лучше всего подходит вам лично, в определяйте цели, подлежащие выполнению, но будьте честным с самим собой. Немногие из нас работают хорошо, сидя за страшно загроможденным и абсолютно неорганизованным письменным столом.
Концентрация в любой ее форме — это воистину удивительное явление. Будучи шестилетним пацаном, я испытал потрясение, когда один из моих друзей зажег кусок бумаги, сконцентрировав на нем солнечные лучи с помощью увеличительного стекла. Наши время и энергия напоминают солнечные лучи. Мы преуспеем в дост ижении того, что хотим получить от жизни, ровно в той степени, в какой сможем сфокусировать, сконцентрировать свои усилия. Способность концентрироваться позволила многим людям со скромными способностями достигнуть таких неимоверных высот успеха, которые часто ускользали от гениев.