Внедрение ПО для управления проектами
Прежде чем сделать покупку, желательно подумать, как извлечь из него максимум пользы и избежать "подводных камней".
• Перед использованием ПО убедитесь, что у вас уже есть "твердая хватка" в планировании и руководстве проектами.
• Выясните, какое ПО есть в организации, какое находится в эксплуатации, а какое применялось раньше. Оцените их достоинства и недостатки.
• Постарайтесь одолжить у кого-нибудь копию, чтобы опробовать это ПО.
• После инсталляции потренируйтесь на чем-нибудь попроще.
• Опробуйте новые для вас функции (попробуйте оценить влияние небольших изменений входных данных, проанализируйте распечатки). Пусть не все сразу, а хотя бы те, что считаете нужными.
• Когда разберетесь, устройте себе тренировку посерьезнее, чтобы лучше освоиться.
Как с толком использовать электронную почту
До изобретения электронной почты работников больше всего раздражали две вещи: бестолковые совещания и "телефонная чечетка" при попытках дозвониться.
Отвечает ли интересам проекта возможность обмениваться информацией с нужными людьми в удобное время? Безусловно. С этой точки зрения совещания и телефоны, два основных средства делового общения, часто неэффективны. Поэтому неудивительно, что все набросились на электронную почту, едва она появилась.
План коммуникаций проекта нужно подготовить на начальной стадии проекта и пересмотреть, с внесением необходимых изменений, на стадии выполнения (о стадиях проекта см. главу 1). В нем следует определить:
• задачи коммуникации. Текущая отчетность, установление трудовых взаимоотношений, решение вопросов и т. п.;
• средства коммуникации. Совещания, письменные отчеты, электронная почта, телефон;
• особые мероприятия. Сообщать электронной почтой об изменениях плана, проведении ежемесячных отчетных совещаний и т. п.
С точки зрения повышения восприятия информации целесообразно применять различные виды коммуникаций по разным темам.
Электронная почта, как быстрое и удобное средство передачи письменных сообщений, имеет безусловные достоинства.
• Не требуется одновременное участие. Вы посылаете сообщение, когда считаете нужным это сделать, а получатель читает, когда удобно ему.
• Не требуется одновременное присутствие. Можно из штата Айова послать сообщение получателю в Тибет.
• Быстрая доставка. Время доставки не зависит от расписаний, рабочего дня, погоды.
• Служит в качестве архива корреспонденции. Можно открыть и перечитать любое полученное и сохраненное письмо.
• Электронную корреспонденцию легко хранить на разных электронных носителях. Несложно и недорого хранить эту информацию и ее копии на дискетах, Zip-дисках, CD и других носителях.
К сожалению, у электронной почты есть и недостатки.
• Неизвестно, читают ли ваши письма. Многим моим знакомым приходит в день от 50 до 100 сообщений. Обычно они по первым строкам решают, читать ли дальше. Некоторые ограничиваются именем отправителя.
• Нет интерактивного общения в реальном времени. Нет возможности тут же задать уточняющие вопросы. Пока идет переписка по этим уточнениям, интерес к теме может иссякнуть.
• Общение ограничено обменом информацией. А настроение и чувства, выражаемые интонацией, мимикой и жестами, не передаются.
• Неправильная интерпретация содержания и контекста. В среде пользователей электронной почты принят постоянно расширяющийся ряд сокращений и условных обозначений. Поскольку информация об их трактовке распространяется неформально, могут возникнуть недоразумения.
Один мой клиент рассказал, как однажды послал своему коллеге электронное письмо, текст которого, чтобы подчеркнуть важность, набрал жирным шрифтом. Тот не ответил и даже сделал вид, что не замечает, когда они столкнулись в коридоре. Через несколько дней мой клиент отозвал его в сторонку и спросил, в чем дело. Коллега ответил, что расстроен и оскорблен тем, что тот кричал на него в письме. С удивлением и смущением мой клиент поинтересовался, почему он так решил. Оказывается, жирный шрифт в письме подразумевает крик. Они пришли к взаимопониманию, но сколько подобных недоразумений так и остаются невыясненными и не разрешенными.
использование электронной почты по назначению
Электронная почта может стать эффективной частью общей системы коммуникации, если следовать этим советам.
• Подводите итоги дискуссий и переговоров. Вам требуется получить однозначное сообщение, не допускающее дальнейших обсуждений и уточнений. Если еще возникают вопросы, значит, считать информацию четко и ясно задокументированной рано.
• Фактическую информацию излагайте прямо, чтобы уточнения не понадобились. Простой и понятный язык ваших сообщений вызовет у людей чувство доверия и желание обращаться к вам с любыми вопросами.
Использование электронной почты в ряде случаев непрактично.
• При интенсивном решении проблем или выработке новых идей. Используйте ее только для того, чтобы объявить о собрании, пригласить его участников, сообщить тему (темы) и ознакомить предварительно со справочными материалами.
• Для установления и поддержания доверительных отношений. Передавать свой опыт и наработки, обсуждать обязанности и достижения лучше лично, а электронную почту использовать разве что в качестве дополнения.
• Для передачи важных сообщений. Имеет смысл только как предварительное оповещение. Такие сообщения следует потом обсудить по телефону или на встрече, чтобы исключить недоразумения,
Как выжать максимум из электронной почты
Вот советы.
• Будьте кратки. Пишите ясно и понятно, по возможности избегая технического жаргона и аббревиатур.
• Перечитывайте письма после написания и перед отправкой. Отношение к вам как личности и специалисту во многом зависит от того, что вы говорите и пишете. Поэтому найдите минутку, чтобы перечитать перед отправкой письмо, и старайтесь не допускать грамматических ошибок.
• Предусмотрите возможные недоразумения. Поставьте себя на место получателя сообщения. Что он может неправильно понять? Что нужно разъяснить? Иными словами, лучше один раз хорошо все продумать, чем потом слать туда-сюда дополнения и уточнения.
• Проверяйте получение. Настройте свою почтовую программу на уведомление о получении ваших сообщений. Если такой возможности нет, попросите получателя дать знать об этом по электронной почте или телефону.
• Архивируйте важные сообщения. Храните копии важных отправленных и полученных сообщений, чтобы в будущем можно было легко уточнить, что вы или вам сообщали (об аудитории проекта — подробно в главе 7).
ЧАСТЬ V
Великолепные десятки
В этой части…
Хорошо, если есть подробный, в несколько сот страниц, путеводитель по всем стадиям проекта. Но когда грянет гром, лучше иметь краткую, хотя бы на клочке бумаги, инструкцию, что и как делать.
В этой части я предлагаю ряд дельных советов и подсказок, как поступать в типичных затруднительных ситуациях.