Ваши первые шаги
Ключ к успеху проекта — активность. Не ждите, пока вам скажут, что делать, а делайте то, что считаете нужным и целесообразным.
• Вы добываете информацию, потому что она вам необходима.
• Вы управляете процессом, потому что знаете, как сделать это лучшим образом.
• Вы привлекаете к проекту нужных, по вашему мнению, людей.
• Вы анализируете предполагаемые проблемы и риски проекта и ищите способы их преодоления.
• Вы делитесь информацией с теми, кого считаете нужным проинформировать.
• Всю информацию, касающуюся проекта, вы записываете.
• Вы отвечаете за проект и часть ответственности передали другим его участникам.
Борьба с попытками уменьшить значимость проектного менеджмента
Будьте готовы к тому, что вашу активность попытаются "притормозить". Вот перечень обычных возражений, призывающих вас расслабиться, а также ваши возможные ответы.
• Умение руководить проектом — это хорошее дополнительное качество, но отнюдь не необходимое.
Ответ. Хорошие руководители проектов часто создают впечатление, что они добиваются успеха, ничего лично не делая. Кажется, что они не применяют никаких особых методов и технологий, а результат получается сам собой. К сожалению, практика показывает, что причины неудач многих проектов часто обусловлены неэффективным применением принципов проектного менеджмента: недостатками планирования, бестолковой организацией, слабым контролем за выполнением работ.
• Ваш проект на грани срыва сроков; у вас нет времени на планирование.
Ответ. К сожалению, логика здесь прямо противоположная. В критической ситуации вы как раз не можете позволить себе отказаться от плана. Почему? Потому что у вас кризис, жесткие сроки и ограниченные ресурсы, вам нельзя допускать ошибки. А ошибки всегда неизбежны, если работаешь под сильным давлением и действуешь под влиянием эмоций (два характерных признака кризисной ситуации).
• Структурированный проектный менеджмент годится только для больших проектов.
Ответ. Независимо от размера проекта, методика та же. Необходимо ответить на вопросы: какой результат нужно получить? Какие работы будут выполняться? Кем они будут выполняться? Когда это должно быть сделано? Соответствует ли все это целям проекта?
В больших проектах на ответы уходят недели и месяцы, а в маленьких (на несколько дней работы) может хватить 15 минут. Но все вопросы должны быть решены.
• Ваш проект требует творческого подхода и новых решений. Результат его выполнения нельзя предсказать с достаточной степенью точности.
Ответ. Одни проекты более предсказуемы, другие — нет. Однако люди всегда рассчитывают получить конкретный результат в определенное время. Поэтому планирование при управлении проектами с высокой степенью неопределенности особенно важно, так как позволяет оценить возможное влияние непредвиденных факторов и изменений.
Ошибочные суждения о проектном менеджменте
Существует ряд заблуждений по поводу проектного менеджмента. Вот три самых распространенных.
• Для управления проектами дополнительное время не требуется.
Ответ. На все требуется время: на обсуждение проекта с заинтересованными в нем людьми, на разработку плана проекта, на создание команды исполнителей, на контроль за ходом работ и на отчетность по выполнению заданий. Но гораздо больше времени вы сэкономите, если в результате этой работы сумеете избежать многих проблем и получите ожидаемые результаты.
• Проектный менеджмент — это одни графики и диаграммы.
Ответ. Графики и диаграммы помогают проанализировать и наглядно отобразить информацию по проекту. Хотя информация сама по себе не гарантирует успеха проекта.
• Проектный менеджмент — это всего лишь умелое использование специального программного обеспечения.
Ответ. Программное обеспечение позволяет записать, проанализировать и сохранить все данные по проекту. Как и в предыдущем случае, информация в чистом виде не гарантирует успеха проекта.
И наконец, хорошие новости
Вероятно, вы подумаете: "Ну хорошо, вот я услышал обо всех этих продвинутых методах планирования, но стоит ли игра свеч?" Уверяю вас, стоит. Применив на практике принципы управления проектами, вы обнаружите, что:
• можете сделать больше;
• можете сделать все быстрее;
• можете сэкономить ресурсы.
Слишком хорошо звучит, чтобы быть правдой? Поверьте, это вполне возможно, потому что вы сможете:
• добиться именно тех результатов, которые требуются;
• не тратить время на ненужные и бессмысленные действия;
• выполнить работы в установленном порядке, согласно расписанию, без простоев;
• добиться, чтобы участники проекта делали только то, что нужно, и так, как нужно, с первого раза;
• предусмотреть возможные затруднения, подготовиться к ним и, если они возникли, действовать быстро и эффективно.
Глава 2
Цели и задачи проекта
В этой главе…
• Разработка проектного задания
• Оценка необходимости разработки проекта
• Описание требуемых результатов проекта
• Определение допущений
Успех или провал каждого проекта зависит от того, насколько он отвечает поставленным целям и задачам. Эта глава поможет вам разработать и согласовать с заказчиком назначение проекта и условия его выполнения.
Что такое проектное задание
Проектное задание — это документально оформленное соглашение между заказчиками и исполнителями проекта, в котором оговариваются цели и задачи проекта, а также все условия и сроки выполнения работ по проекту. Проектное задание разрабатывается до начала фактических работ по проекту.
В организации может использоваться ряд документов, содержащих положения, аналогичные тем, что имеются в проектном задании. Пользуясь ими при подготовке плана проекта, следует отличать их от проектного задания. Вот эти документы.
• Доклад о рыночном спросе. Содержит официальный запрос на возможность разработки или модификации определенного продукта. Обычно он подготавливается отделом сбыта и маркетинга и может инициировать разработку проекта. Документ описывает только желаемый результат и не содержит оценки реализуемости. Он также не является обязательством к исполнению.
• Доклад о коммерческой целесообразности. Обоснование коммерческой целесообразности производства изделия, разработки системы, предложения услуг.
• Заказ на проектирование. Официальный заказ на выполнение проекта определенным подразделением внутри организации. Он обуславливает потребность и еще не является согласованным договором о выполнении проекта.
• Приказ о назначении. Письменное распоряжение высшего руководства, определяющее личность руководителя проекта и его полномочия.