В ходе аудиторской проверки могут быть выявлены серьезные недостатки системы внутреннего контроля. Эти недостатки так же, как и рекомендации по их устранению, следует отражать в письменном отчете аудитора руководству проверяемого экономического субъекта.
Эффективная работа системы внутреннего аудита характеризуется достижением предприятием следующих целей: 1) хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства;
2) все операции отражаются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на соответствующих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени, в соответствии с принятой в экономическом субъекте учетной политикой и обеспечивают возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
3) доступ к активам разрешен только с согласия руководства;
4) при обнаружении расхождений в ходе проведения инвентаризации руководство организации предпринимает соответствующие меры.
При обнаружении действия, которое вызывает подозрение, аудитор дополнительно проводит процедуры подтверждения, чтобы рассеять свои сомнения или подтвердить факт нарушения.
В обязательном порядке аудитор проверяет причину нарушений, а также выясняет возможные последствия этих нарушений. Прежде всего проверяются операции, отраженные в документах. Это позволяет обнаружить факты нарушений правил отпуска материалов другим организациям и частным лицам, передачи ТМЦ другому материально ответственному лицу без проведения инвентаризации, бестоварные операции при перемещении материала с одного объекта на другой, нарушение сроков сдачи отчетов и др.
Затраты на проведение аудиторской проверки относят на себестоимость посреднических услуг на основании положения о составе затрат. К возмещаемым расходам будут относиться счета-фактуры, поступающие посреднику.
При проверке системы бухгалтерского учета и хозяйственных операций аудитор должен проверить законность составления документов. Проверку можно дополнить экспертной оценкой и другими приемами. Служба внутреннего аудита при проверке экономического субъекта не может дать полной гарантии выявления всех отклонений и нарушений. Аудитором могут быть допущены ошибки. Ошибки могут произойти по разным причинам, таким как невнимательность, проверка не всех подряд документов, разночтение нормативных актов и т. д.
Решая, каким способом проводить внутренний контроль, руководитель организации должен определить его роль и место в данной организации. Так, например, при использовании ревизионной комиссии для проведения внутрихозяйственного контроля руководство организации может отказать аудитору в получении необходимой информации или специально дать ложные сведения в финансовой отчетности. Другое дело, когда внутрихозяйственным контролем в организации занимается специальный отдел – служба внутреннего аудита. Служба внутреннего аудита является самостоятельным подразделением и создается с целью обеспечения эффективности деятельности всех служб по защите законных имущественных интересов собственников.
Для определения эффективности работы внутрихозяйственного контроля большое значение имеют следующие вопросы:
1) насколько четко и точно выполняются все запланированные работы по отношению к отдельным объектам контроля во времени;
2) какие использованы процедуры проверки и насколько они были эффективны;
3) можно ли доверять надежности информации по результатам внутрихозяйственного контроля.
Наиболее выгодным для организации является организация службы внутреннего аудита, которая будет осуществлять постоянную проверку достоверности финансовой работы экономических служб.
Глава 3. Система внутреннего аудита и контроля как основа функционирования предприятия
3.1. Бухгалтерские, налоговые и организационно-правовые аспекты взаимоотношений головной организации и филиала
Активизация и расширение деятельности любого коммерческого предприятия напрямую связаны с созданием таких структур, которые бы представляли и защищали его интересы вне основного его местонахождения. Эти задачи выполняют обособленные структурные подразделения, которые современные предприятия открывают в регионах России.
Для того чтобы деятельность на новом месте развивалась успешно, очень важно создать систему производственно-финансовых взаимоотношений головной организации со своими структурными подразделениями. Прежде всего необходимо определить правовой статус подразделения. Согласно ГК РФ их всего два вида: филиал и представительство.
Статья 55 ГК РФ дает такое определение представительствам и филиалам: «Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства».
В той же статье ГК РФ указано, что филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Их деятельность осуществляется согласно положению, утвержденному головной организацией. В зависимости от организационно-правовой формы головной организации положение о статусе филиала разрабатывается с учетом основополагающих принципов, содержащихся в соответствующих федеральных законах. Для акционерных обществ это ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», а для обществ с ограниченной ответственностью – ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Головная организация – юридическое лицо, создавшее филиал или представительство, – должна указать их в своих учредительных документах. Для выполнения филиалами возложенных на них задач и функций головная организация назначает руководителей филиалов. Чтобы руководители могли действовать от имени головной организации как юридического лица, им выдается доверенность в соответствии со ст. 185 ГК РФ.
В п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ и Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 01.07.1996 г. № 6/8 «О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» определено, что наличие у руководителя филиала или представительства доверенности необходимо даже в том случае, когда его полномочия определены учредительными документами создавшего их юридического лица.
Некоторые виды хозяйственной деятельности юридических лиц могут осуществляться только на основании лицензии, т. е. разрешения на право занятия определенной деятельностью при обязательном соблюдении лицензионных требований и условий. Лицензирование осуществляется на основании Федерального закона «О лицензировании отдельных видов деятельности». Лицензии выдаются юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, что вытекает из ст. 7 данного Закона.
Порядок выдачи лицензий определен постановлением Правительства РФ от 26.01.2006 г. № 45 «Об организации лицензирования отдельных видов деятельности». Этим постановлением установлены перечни видов деятельности, лицензирование которых осуществляется соответственно федеральными и региональными органами власти.
Согласно п. 3 вышеназванного постановления в любом регионе РФ действительна лицензия, выданная федеральным органом исполнительной власти. Если же головная организация получила лицензию от лицензирующего органа субъекта Федерации, то она становится действительной на территории другого региона только в том случае, если об этом будет уведомлен лицензирующий орган данного региона.
Перечень сведений, которые необходимо включить в уведомление, указан в постановлении «Об организации лицензирования отдельных видов деятельности». К уведомлению должна быть приложена копия лицензии. При выдаче лицензии юридическому лицу, имеющему обособленные подразделения, вместе с лицензией выдаются ее заверенные копии. При этом указывается местонахождение каждого подразделения. Регистрация копий лицензий осуществляется отдельным органом.