Так же работают наша память и наш мозг. Если дела не «закрыты», они съедают память и энергию. Мы как будто не успеваем управлять всем объемом информации. Это раздражает, фрустрирует, снижает нашу мотивацию и ослабляет устойчивость.
Что мы делаем, когда компьютер подвисает? Мы или жестко перезагружаем систему, или постепенно закрываем программы и вкладки в браузере. Точно так же нам следует поступать и с повседневными задачами: научиться оперировать небольшим количеством дел-вкладок, закрывать их и не открывать новых, пока не закрыты старые. Это и есть то самое негероическое accomplishment, которое дарит нам чувство удовольствия и спокойствие.
Привести дела и ум в порядок
Процесс «закрытия вкладок» я разбил на четыре простых этапа: выгрузку дел, их ранжирование, исполнение и празднование.
Первый этап – выгрузка дел. Здесь важно просто выгрузить и зафиксировать все дела, которые у меня есть. Я выписываю их в заметки на телефоне или на листке бумаги.
Фиксируя дела в заметках или на бумаге, важно правильно их формулировать. Так, чтобы вы могли самому себе сказать: «Да, я завершил(-а) это дело», – и со спокойной душой вычеркнуть его из списка.
«Успешно провести переговоры» – неправильная формулировка, она фрустрирует. Хотя бы потому, что это вне зоны вашего влияния. Как тогда более точно выгрузить задачу? Например, вы можете «Подготовить презентацию», которую покажете во время переговоров. Вы можете «Проконсультироваться с экспертом» в той или иной области или коучем перед переговорами, чтоб быть более убедительным. Вы можете «Сделать определенное количество звонков». А еще вы, конечно, можете «Съездить на переговоры».
Сам процесс выгрузки задач из головы на сторонний носитель как будто освобождает: я больше не обязан хранить все в голове. А листочек могу держать поблизости в течение дня и периодически сверяться с ним: что сделано, а что еще предстоит сделать. Это похоже на составление списка продуктов перед походом в магазин: во время движения вдоль продуктовых полок ты уже не сканируешь все подряд, а точно знаешь, куда двигаться. И уже одно это экономит ментальные ресурсы.
Еще выгрузка помогает справиться с тревогой. Если раньше дела хаотично крутились в голове и казалось, что их бесконечное количество, то после того, как я выписывал их, я видел конкретный объем работы. А конкретика всегда успокаивает. Я уже могу прикинуть, сколько времени мне потребуется на выполнение того или иного дела. Теперь я управляю своими делами, а не они – мной.
Правда, на этом этапе есть одна опасность. Выгрузив весь список дел, вы можете испугаться их количества. Решить, что вам не под силу переделать их за один или несколько дней. Но в этом случае я всегда успокаиваю себя мыслью, что у меня нет задачи расправиться со всеми пунктами списка сразу. У меня есть время. И выбор.
На этом этапе можно порадоваться тому, что вы выполнили одну очень важную задачу: сделали саму выгрузку. Теперь не нужно удерживать в голове все дела и стрессовать понапрасну.
Второй этап – оценка и ранжирование. Теперь важно проанализировать все задачи по степени важности, срочности, областям, соответствию вашим целям. Неважно, какой принцип вы возьмете за основу. Самое главное – провести ранжирование и определить те задачи, которые вы будете решать сегодня.
В какой-то момент я стал выделять одно главное дело дня, завершив которое, мог считать, что день удался. Все остальное стал называть факультативом. И если сделаю еще что-то из факультатива, то я дважды молодец.
Правда, когда дел много, очень тяжело выделить лишь одно. В такие дни я хитрю и отмечаю три самых важных дела. И говорю себе: «Если сделаю все три, то могу на законных основаниях больше ничего сегодня не делать. Этого будет достаточно». Если вы будете делать по три важных дела в день, то за год их наберется свыше тысячи.
Третий этап – непосредственное исполнение. Чтобы выполнить задачу наилучшим образом, погрузившись в нее с головой, рекомендую вам освоить технику вхождения в состояние потока. О ней я расскажу чуть позже.
После того как дело сделано, не забудьте вычеркнуть его из списка и преисполниться гордостью. Причем не просто удалить его из заметок, а именно зачеркнуть, чтобы было видно, что оно сделано. Когда вы просто удаляете сделанное дело, оно как будто исчезает, а значит, исчезает и ваше усилие, ваша заслуга. А ведь чтобы быть более устойчивыми, нам важно ценить свою продуктивность и видеть завершенные дела.