В приложении к бизнесу Принцип означает, что восемьдесят процентов денежных поступлений компания получает от двадцати процентов своей деятельности, и главная задача, стоящая перед руководителем, выявить эти самые двадцать процентов. Чтобы это сделать, надо проанализировать доходы и затраты, рассмотрев их в разных разрезах: товарных групп, типов клиентов и любых иных факторов, о которых имеются статистические данные, к примеру каналов распространения.
Скорее всего, некоторые товары будут иметь высокую доходность, большая часть – умеренную, а какая-то часть продукции окажется убыточной. Продукт, который дает долю общей прибыли, превышающую его долю в суммарном объеме продаж, – тот, который вы ищете. Такой же анализ можно провести по клиентам и переориентироваться на запросы тех, кто наиболее рентабелен. А если, например, прибыль от торговли одним типом товаров через специализированные магазины значительно превышает аналогичные показатели супермаркетов, то очевидно, на каком рынке следует сосредоточить наибольшие усилия.
Понимание Принципа Парето очень помогает при планировании. К примеру, я пользуюсь системой распределения задач по приоритетам на три категории – А, В и С. И понять значимость задач не всегда просто.
Принцип Парето – инструмент, который позволяет определить приоритеты, выделить главные вопросы, которые могут кардинально сказаться на продуктивности и качестве работы, а также определиться, от чего можно вообще отказаться. Это действительно искусство – выявлять работу, которую можно не делать. Этого можно достичь через анализ потерь.
Когда я анализирую свой список дел, то в первую очередь определяю ту системную задачу, решение которой отменит необходимость выполнения целой цепочки задач и к которой можно будет больше не возвращаться. Далее смотрю, моя ли это задача или ее следует кому-то делегировать, и, если моя – она попадает в категорию А.
Менее важные дела, однако требующие продуманного и своевременного исполнения и не подлежащие делегированию, относятся к категории B.
В категорию С попадают все дела, которые не стоит игнорировать, но в условиях дефицита времени можно перенести на более поздние периоды.
Не требующие существенного времени вопросы, которые можно решить прямо сейчас, чтобы облегчить всю остальную работу или вообще сделать часть процессов ненужными и исключить их, надо делать сразу, не занося в список. А все прочие дела можно отбросить.
Если выделить системную задачу сразу не получается, на помощь приходит еще один инструмент, который помогает руководителю в работе, – сформулированная Сакити Тоёда из компании Toyota система «5 почему», простой метод поиска причин возникших несоответствий путем изучения причинно-следственных связей. Люди слишком часто лечат «симптомы», а не «болезнь», и в результате тратят силы совсем не на то, на что нужно.
Чтобы обнаружить причину проблемы, необходимо последовательно задавать один и тот же вопрос: «Почему это случилось?» – и искать ответ на этот вопрос. Число «пять» условно и выбрано исходя из того, что этого количества обычно достаточно для выяснения сути и источника проблемы, но, в зависимости от ее масштаба и сложности системы, вопросов может быть и больше, и меньше.
Постоянно применяя «5 почему», можно научиться определять и ликвидировать глубинные причины возникающих вопросов, вместо того чтобы безуспешно бороться с их внешними проявлениями.
А сочетая эту систему с Принципом 80/20, руководитель сможет значительно повысить производительность всей компании, направляя ее ресурсы на решение самых важных проблем максимально эффективными способами.
Как и любой инструмент, Принцип Парето нужно использовать, соблюдая «технику безопасности». Неправильное определение наиболее значимых факторов легко может привести человека к краху, а компанию – к разорению.
Ричард Кох приводит очень показательный пример из сферы книготорговли. В точном соответствии с Принципом, восемьдесят процентов продаваемых книг составляют около двадцати процентов имеющихся в магазине наименований. Можно сделать вывод, что следует сконцентрироваться исключительно на продаже бестселлеров, и это будет грубой ошибкой.
Во-первых, в основе любого бизнеса находится клиент, и важно понять, что нужно тем двадцати процентам покупателей, которые приносят восемьдесят процентов прибыли (да-да, Принцип действует и здесь). А им нужен в первую очередь широкий выбор – бестселлеры можно найти в супермаркете и даже газетном киоске. Мало кто специально пойдет в книжный магазин, если ассортимент будет аналогичен стойке универмага.