СОВЕТ. Никогда не следует обсуждать своего руководителя, как бы вы к нему ни относились. Не нужно выяснять отношения с клиентами, шефом, коллегами, не переносите свои неприятные домашние эмоции в офис, ваше настроение не должно негативно влиять на других, плохое расположение духа не переносите на отношения с людьми на работе.
Очень важное правило – нельзя путать деловые отношения и личные. Отношения секретаря и руководителя уже стали темой не одного десятка анекдотов. Однако многим секретарям порой бывает не до смеха, да и начальникам тоже. В нашей стране так повелось, что отношения секретаря и начальника часто подразумевают не только деловые отношения. Это связано с тем, что женщины и мужчины имеют различные представления о допустимых нормах общения, о сексуально направленном поведении. Часто обычное доброжелательное поведение женщины воспринимается мужчиной как приглашение к ухаживанию. Хорошее настроение и легкий, ни к чему не обязывающий флирт могут расцениваться как призыв к более свободным отношениям. Именно поэтому мужчины так любят обвинять женщин в провокационном поведении. Очень часто приходится слышать в разговоре двух секретарей вопрос: «А начальник к тебе не пристает?» Многие секретари при найме на работу опасаются именно сексуальных домогательств со стороны работодателя. Профессионализм, компетентность женщины как потенциального работника рассматриваются только в случае положительного ответа.
Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, необходимо придерживаться некоторых правил поведения на работе:
1) если к вам прикасаются, когда в этом нет необходимости, немедленно пресекайте подобные действия, не улыбаясь и не демонстрируя чувство юмора;
2) пресекайте любые разговоры с мужчинами на сексуальные темы, иначе они могут расценить ваше легкомысленное поведение как приглашение к более активным действиям;
3) даже если вы боитесь потерять рабочее место, отвечайте «нет» на любые предложения пообедать вместе, сходить в ресторан и т. п.;
4) старайтесь не принимать подарки от коллег или начальника – это может быть сигналом к более близким отношениям;
5) если начальник старается оставаться с вами наедине без особой причины, постарайтесь обезопасить себя, например включить диктофон, а если встреча намечена заранее, то можно попросить подругу звонить вам каждые пять минут;
6) попробуйте при первых же попытках надвигающегося домогательства четко изложить начальнику свои ощущения. Например: «Мне неприятно, когда вы касаетесь меня или говорите мне подобные вещи». В некоторых случаях мужчина может понять, что с вами не стоит вести себя подобным образом, и оставит вас в покое.
СОВЕТ. Постарайтесь стать незаменимой для руководителя в его профессиональной деятельности, и тогда он, возможно, не будет проявлять к вам повышенный интерес как к женщине в опасении потерять профессионального работника. Помните, что намного труднее найти профессионального секретаря, чем девушку для развлечений.
При взаимоотношениях с руководителем хотелось бы обратить внимание на рассмотрение такого вопроса как общение с разгневанным шефом. Как успокоить начальника?
Как гласит народная мудрость лучше предупредить болезнь, чем потом её лечить. Так и с начальником. В кабинете и на столе руководителя не должно быть ничего лишнего, отвлекающего внимание, затрудняющего целенаправленную работу. Секретарь убирает со стола все материалы, которые не требуются в течение трудового дня для работы Правда, целесообразно помнить, что для интроверта (ориентированного вовнутрь, любящего работать в одиночестве) важно организовать рабочее место так, чтобы все необходимое было под рукой. А вот для экстраверта, хотя мы часто об этом забываем, нет необходимости в скрупулезной организованности и порядке на рабочем месте. Интерес к окружающему, потребность в новых впечатлениях, двигательная активность не позволяют ему усидчиво, не отвлекаясь, трудиться, соблюдать строгий порядок на рабочем месте. Он в нем и не нуждается.
СОВЕТ: при оформлении кабинета надо помнить, что салатный, зелено-желтый, бежевый цвет успокаивают нервную систему человека, не утомляют зрение. Синий цвет способствует размышлениям, не раздражает, снижает давление. Черный цвет настраивает на официальные отношения, угнетает нервную систему. Красный цвет возбуждает. Красный и оранжевый создают ощущение теплоты в помещении. Предмет, окрашенный в белый цвет, кажется значительно легче черного, имеющего тот же вес.
Мелькающий цвет отрицательно влияет не только на зрительную функцию, но и на нервную систему человека, на функцию сердца и сосудов. Люминесцентное освещение лучше для зрения и нервной системы, чем лампы накаливания.
СОВЕТ: основная масса света на рабочее место руководителя падает через нижнюю треть окна. Поэтому цветы на подоконники ставить не следует. Место для цветов – простенки между окнами.
Если в кабинете тесно, целесообразна желтая мебель и желтые обои. А потолок лучше покрасить голубым, он будет казаться более высоким. И, наконец, квалифицированный секретарь знает, что при неуравновешенности и слабости нервной системы шефа яркий свет может оказаться помехой в работе. Люди со слабой нервной системой нуждаются в нормальном освещении без отклонений в ту или иную сторону.
Нормальная температура для работы в кабинете 18 – 20°. Шум не должен превышать 65, максимум 75 децибел.
Очевидно, что сохранение нормальных условий для работы руководителя предупреждает его нервные вспышки, помогает сохранять необходимое для работы и нормальных отношений с людьми спокойствие.
Вопросы деловой этики и социальной ответственности должны заботить секретаря в такой же степени, как и вопросы эффективной работы организации. Поведение человека во многом зависит от его темперамента. Основные особенности темперамента – сензитивность, реактивность и активность. Сензитивность – это наименьшая сила внешних воздействий, необходимая для возникновения реакции человека. Реактивность – сила, с которой люди эмоционально реагируют на внешние и внутренние воздействия. Активность – степень воздействия человека на внешний мир, его способность преодолевать препятствия на пути к достижению цели.
Большинство руководителей в нашей стране имеют холерический темперамент (сильный, уравновешенный, подвижный, нередко называемый безудержным). А холерик характеризуется низкой сензитивностью и высокой реактивностью и активностью. Он часто повышает голос, обычно нетерпелив, вспыльчив, страстен, случается, бывает грубым, несдержанным. Лучшее средство успокоить холерика, как и представителя любого темперамента – движение. Физическая нагрузка ведет к разрядке неприятных чувств. Если позволяют отношения, сложившиеся с шефом, очень хорошо попросить его помочь передвинуть стол, ввернуть якобы перегоревшую лампочку, принести воды из мужского туалета, так как в женском – воду перекрыли. Одним словом, заставить шефа подвигаться. Можно, предварительно договорившись с близкими начальнику людьми, женой, дочерью, другом и попросив их держать договор в тайне, в случае сильного возбуждения шефа позвонить ему и отвлечь разговором.
Часто психологическими приемами успокоения взволнованного, возбужденного человека являются психологические механизмы дезактивации, смены мизансцены и неадекватного реагирования.