а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
– документы (программы, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты) о проверке исполнения решений коллегий, приказов центральных и местных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений, организаций:
а) по месту проверки и в организации, которая проводит проверку;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке исполнения распорядительных документов органов государственной власти и местного самоуправления;
– документы (доклады, докладные записки, справки, акты) комплексных ревизий и проверок учреждений, организаций, предприятий органами исполнительной власти (за исключением документов периодичных бухгалтерских ревизий):
а) по месту ревизии и в организации, которая осуществляет проверку;
б) в иных организациях;
– переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления о проведении и результатах ревизий, проверок; об организации и улучшении контроля и проверки исполнения;
– журналы учета ревизий, проверок и контроля за исполнением их рекомендаций;
– документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) об исполнении предложений по результатам обследований, проверок и критических выступлений в средствах массовой информации;
– обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан:
а) которые содержат предложения о существенных изменениях в работе учреждений, организаций, предприятий либо об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений;
б) личного либо второстепенного характера;
– документы (аналитические справки, обзоры, докладные записки, анализы) о состоянии работы по рассмотрению предложений, заявлений, и жалоб граждан:
а) по месту составления;
б) в иных организациях;
– переписка о проверке предложений, заявлений и жалоб граждан.
В указанном Перечне документов содержится четкое закрепление сроков хранения документов в зависимости от того, поступают или не поступают документы в государственные архивы. Указание на подпункты «а» и «б» связано с конкретными сроками хранения документов.
Ряд нормативно-правовых документов регламентирует особенности осуществления деловодства, связанные с необходимостью сохранения секретности определенной информации. В частности, это Инструкция о порядке отбора и передачи секретных документов на архивное хранение, утвержденная приказом Государственного комитета Украины по вопросам государственных секретов и технической защиты информации и Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 3.03.97 г. № 25/7,[104] а также Инструкция о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства, утвержденная постановлением Кабинета Министров Украины от 27.11.98 г. № 1893[105].
Общие правила, регламентирующие порядок осуществления деловодства, получили своё закрепление в Примерной инструкции по деловодству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти[106].
Указанная инструкция устанавливает общие правила документирования управленческой деятельности министерств, иных центральных органов исполнительной власти, Совета Министров Автономной Республики Крым, а также местных органов исполнительной власти. Она определяет порядок ведения общего деловодства, а её положения распространяются на всю служебную документацию.
Инструкция охватывает порядок работы с документами, начиная с их создания и до отправления в соответствующий орган либо передачи в архив.
Так, инструкцией регламентируются общие вопросы документирования управленческой деятельности; приём, рассмотрение и регистрация документов; составление и оформление служебных документов, в том числе датирование, индексация, согласование, засвидетельствование и адресование документов.
Документирование управленческой деятельности состоит в фиксации по установленным правилам на бумажных либо магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании документов. Основанием для создания документов выступает необходимость засвидетельствования наличия и содержания управленческих действий, а также передачи, хранения, использования информации на протяжении определённого времени.