Как известно, важнейшим элементом, характеризующим любую процессуальную форму, является итоговый процессуальный документ. Это в полной мере относится и к производству по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. В указанном производстве таким документом служит решение по конкретному обращению гражданина. Наличие такого решения по предложению гражданина в основном обусловлено целесообразностью. Что касается решения по заявлению или жалобе, то наличие его следует признать обязательным.
Решения по делам об обращениях граждан выносятся на основе всех материалов и доказательств, в их совокупности. Они должны содержать логическое и правовое обоснование результата рассмотрения дела.
Заключительной стадией производства по заявлениям или жалобам граждан является стадия исполнения принятого решения. Производство по делу следует считать полностью оконченным лишь тогда, когда реально удовлетворены притязания гражданина, устранены препятствия для осуществления гражданином его прав и законных интересов, восстановлены в полном объеме нарушенные права и законные интересы, отменены незаконно возложенные обязанности либо незаконное привлечение к ответственности. Окончанием производства также служит аргументированный, основанный на законе отказ по обращению гражданина.
К сожалению, в Законе «Об обращениях граждан» вопросы исполнения принятого по делу решения не отражены. Это обстоятельство следует признать существенным пробелом в законодательстве.
В заключение отметим, что законом предусматривается ответственность граждан за подачу обращений противоправного характера. Так, подача гражданином обращения, содержащего клевету и оскорбления, дискредитацию органов государственной власти, органов местного самоуправления, объединений граждан и их должностных лиц, руководителей и иных должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, призывы к разжиганию национальной, расовой, религиозной розни и иным действиям, влечет за собой ответственность, предусмотренную действующим законодательством. При этом расходы, понесенные в связи с проверкой обращений, которые содержат заведомо неправдивые сведения, могут быть взысканы с гражданина по решению суда.
Учитывая особую значимость обращений граждан, Кабинет Министров Украины утвердил специальную инструкцию по деловодству, связанному с обращениями граждан[86].
Деловодство по предложениям (замечаниям), заявлениям (ходатайствам) и жалобам граждан в органах государственной власти, местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации (дальше – организациях) ведётся отдельно от других видов деловодства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц или на подразделения служебного аппарата.
Порядок ведения деловодства по обращениям граждан, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную тайну, которая охраняется законом, определяется специальными нормативно-правовыми актами.
Личную ответственность за состояние деловодства по обращениям граждан несут руководители организаций.
Указанной инструкцией предусмотрено, что все поступившие предложения, заявления и жалобы должны приниматься и централизованно регистрироваться в день их поступления на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки ПК, или в журналах. Конверты сохраняются вместе с предложением, заявлением, жалобой. Учёт личного приёма граждан ведётся на карточках, в журналах или с помощью электронно-вычислительной техники.
Журнальная форма регистрации предложений, заявлений и жалоб и учёта личного приёма граждан допускается в организациях с годовым объёмом поступлений до 600 предложений, заявлений и жалоб и таким же количеством обращений граждан на личном приёме.
Письменные предложения, заявления и жалобы, поданные на личном приёме, также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках, пригодных для обработки компьютером, или в журналах.
Регистрационно-контрольная карточка, журнал регистрации предложений, заявлений и жалоб, карточка (журнал) учёта личного приёма граждан ведутся в соответствии с указаниями по их заполнению.
Автоматизированная регистрация предложений, заявлений и жалоб и учёт личного приёма граждан осуществляются путём введения в компьютер таких элементов: дата поступления обращения; фамилия, имя, отчество, категория (социальное положение) заявителя; откуда получено обращение, дата, индекс, контроль; затронутые вопросы – краткое содержание, индексы; содержание и дата резолюции, фамилия автора, исполнитель, срок исполнения; дата отправления, индекс и содержание документа, принятые решения, дата снятия с контроля; номер дела по номенклатуре.
86
См.: Инструкция по деловодству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации // Офiцiйний вiсник Украiни.1997. № 16. С.86-89.