Согласно постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» при оформлении приказа (распоряжения) о приеме на работу в нем указываются следующие сведения:
1) наименование организации (строго в соответствии с уставом, положением о предприятии. Сокращенное наименование употребляется только в том случае, если оно зафиксировано в уставе);
2) код предприятия по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций). Этот код присваивается предприятию во время регистрации органами статистики. Если он вам неизвестен, о нем можно получить информацию у главного бухгалтера вашей организации;
3) код формы документа по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации). На бланках унифицированных форм проставляется автоматически и служит для машинной обработки больших объемов документации;
4) срок трудового договора (дата начала, для срочного трудового договора – дата окончания работы);
5) фамилия, имя, отчество работника (в соответствии с паспортными данными);
6) наименование структурного подразделения, профессия (должность) в соответствии со штатным расписанием предприятия, структурой и штатной численностью (для работников, имеющих право на льготную пенсию, – строго в соответствии с нормативными документами);
7) испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу. Согласно ст. 70 ТК РФ срок испытания не может превышать 3 месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций – 6 месяцев. Испытательный срок устанавливается работодателем однажды, при приеме на работу, и не может быть продлен по инициативе работодателя в период его прохождения работником.
Иногда на практике возникают, например, следующие ситуации. В трудовом договоре и приказе о приеме работнику установлен испытательный срок в течение месяца. Месяц закончился, но руководство предприятия не пришло к окончательным и конкретным выводам о соответствии работника поручаемой работе, поэтому и предлагает продлить испытательный срок принятому на работу до 3 месяцев. Отдел кадров издает приказ о продлении испытательного срока по инициативе работодателя, не задумываясь о том, что такая процедура по сути не вполне законна.
Если в трудовом договоре и приказе о приеме работника на работу испытательный срок не указан, это означает, что работник принят без испытания.
При необходимости форму приказа (распоряжения) о приеме работника на работу можно дополнить необходимыми реквизитами. Например, указать, что работник принят на работу с материальной ответственностью, с указанием даты и номера договора о материальной ответственности. Для принятых на работу по совместительству необходимо указать продолжительность рабочей недели – 16 ч по 3,33 ч ежедневно.
После подписания трудового договора и заявления о приеме на работу сотрудник отдела кадров подготавливает проект приказа о приеме на работу. Проект приказа при формировании отделом кадров электронной информационно-справочной базы, состоящей из копий приказов, оформляется в 3 экземплярах. Если электронная база отсутствует, необходимо подготовить дополнительную, 4 копию приказа (на бумажном носителе), так как ведение информационно-справочной работы по подлинникам приказов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, недопустима.
При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.
Стоит заметить, что некоторые современные кадровые программы автоматически регистрируют приказы на этапе оформления проекта документа. Это не совсем правильно с точки зрения делопроизводства и нарушает хронологический порядок издания приказов (датой приказа считается дата его подписания руководителем). В то же время исключает возможность издания приказов задним числом, их переоформления и других подобных случаев фальсификации документов.
Правила подписи
После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть: