Важно!
Если вы передали на аутсорсинг расчет зарплаты только для части сотрудников, обязательно согласуйте процесс консолидации данных провайдера с вашими данными, так как вся отчетность будет предоставляться в целом по компании.
Если у вас уже есть опыт работы в области аутсорсинга и вы планируете передать достаточно большой процесс и объем задач, то рекомендую разделить функции между двумя подрядчиками. Да, с одной стороны, управление таким проектом будет сложнее, но с другой – вы снизите риски некачественного оказания услуг. Кроме того, если подрядчик по какой-либо причине не сможет выполнить работу (а такое бывает – например, когда увольняется ключевой специалист или возникает перегрузка из-за неправильного распределения ресурсов), вы сможете без лишних усилий «перебросить» часть функций другому подрядчику, который уже знает ваши внутренние регламенты и процессы.
У нашей компании имеется опыт успешной работы «на пару» с другим аутсорсером. Один наш клиент – международная группа компаний с head office в Литве – держал на территории Беларуси 12 дочерних предприятий с разными видами бизнеса. Ведение их бухгалтерского, налогового и кадрового учета обеспечивал один провайдер, однако в какой-то момент было принято решение разделить аутсорсинг: одной части «дочек» услуги оказывала наша компания, другой – компания из числа «большой четверки»[3]. Поначалу мы сталкивались со сложностями взаимодействия, но позже все участники оценили плюсы такого формата. Главным выгодоприобретателем от такого разделения был, конечно, клиент: во-первых, он получил доступ одновременно к двум уникальным экспертизам – нашей и коллег, во-вторых, как я уже говорила, в любой момент провайдеры могли подстраховать друг друга. Особенно актуальным такое разделение аутсорсинговых услуг является для сезонного бизнеса, когда в период оживления активности требуется привлечение дополнительных ресурсов.
4. Заинтересован ли топ-менеджмент в передаче функций на аутсорсинг?
Речь идет не о простой заинтересованности, а о commitment – приверженности компании ее собственников и топ-менеджмента. Проекты по переходу на аутсорсинг, особенно если они крупные, практически всегда встречают всевозможные преграды. Поэтому очень важно, чтобы топ-менеджмент был готов к изменениям, активно поддерживал их и помогал преодолевать сложности – скажем, сопротивление сотрудников новому, с непривычки неудобному формату работы. Кроме того, топ-менеджмент должен поддерживать руководителя проекта, назначенного для работы с провайдером услуг (подробную информацию о распределении ролей в проекте см. в пятой главе).
5. Уделяете ли вы достаточно внимания бухгалтерскому учету?
На основании хорошо поставленного бухгалтерского учета легко организовать управленческий учет и в целом оптимизировать управление своей компанией. Тем не менее предприниматели довольно часто не придают значения бухгалтерскому учету: многим кажется, что он нужен только для налоговой и мало касается самого по себе бизнеса. Не буду оспаривать это мнение – просто приведу пример.
Для начала объясню один термин. Процесс привлечения инвестиций компанией обязательно включает в себя предварительную стадию – так называемый этап Due Diligence. Due Diligence – это «процедура составления объективного представления об объекте инвестирования, включающая в себя оценку инвестиционных рисков, независимую оценку объекта инвестирования, всестороннее исследование деятельности компании, комплексную проверку ее финансового состояния и положения на рынке»[4].
Так вот, однажды по заказу инвестфонда мы проводили Due Diligence одного стартапа и обнаружили нестыковки между суммами выручки в бухучете и в отчетах о прибылях и убытках. Такое бывает, если работу выполнили, а акты заказчику не выставили. В итоге сумма оплаты числилась как аванс, создавала кредиторскую задолженность и ухудшала показатели ликвидности.
Для стартапов ранних стадий выручка – один из основных критериев оценки. Очевидно, что фонд ожидал увидеть совсем другие цифры. «Фаундеры» же (учредители) смотрели только на управленческий учет, полагая, что именно в нем отображена достоверная выручка.
К счастью, фонд разрешил привести документы в порядок, и мы отразили верные цифры в отчетах. Однако решение этой проблемы заняло время, отодвинуло сроки закрытия сделки и получения денег – в некоторых случаях такая задержка может иметь крайне негативные последствия.
3
«"Большая четверка" – четыре крупнейших в мире сети компаний, предоставляющих аудиторские и консалтинговые услуги: Deloitte, PricewaterhouseCoopers, Ernst & Young и KPMG» (Большая четверка (аудит) // Википедия – свободная энциклопедия. – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Большая_четвёрка_(аудит) (дата обращения: 31.08.2023).
4
Due Diligence // Википедия – свободная энциклопедия. – URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/Due_diligence (дата обращения: 01.09.2023).