4. Повышение прозрачности бизнеса
Вернусь к примеру с Due Diligence. С точки зрения инвестора риск столкнуться с манипулированием показателями отчетности значительно ниже в тех случаях, когда бухгалтерский и налоговый учет компании передан третьей стороне. Справедливо считается, что аутсорсинговая компания не допустит махинаций, так как дорожит своей репутацией и обязана следовать кодексу этики.
Аутсорсинг увеличивает прозрачность бизнеса не только для ваших партнеров, но и для вас самих: при предоставлении информации стороннему подрядчику вы будете следовать четкому регламенту с согласованными сроками, что позволит реалистично планировать свой временной ресурс.
5. Улучшение микроклимата в коллективе
При передаче на аутсорсинг расчета заработной платы вы сможете сохранить конфиденциальность информации о ее размере: в результате даже главный бухгалтер компании не будет знать, сколько получают другие специалисты. Это позволит избежать ненужного напряжения в коллективе. Кроме того, аутсорсинг освободит вас от множества рутинных процессов, благодаря чему вы сможете уделять больше времени и внимания качественному подбору своих сотрудников и их мотивации.
Важно!
Целей может быть много, но я рекомендую выделить одну-две самых важных – это будут ваши приоритеты, ориентируясь на которые вы сможете выбрать подходящего поставщика услуг и грамотно определить его задачи.
Помните, что, достигнув обозначенных целей, вы можете поставить следующие – и так до бесконечности!
Оцениваем текущее состояние бизнеса
После того как цели поставлены, важно объективно оценить, в каком состоянии находится тот процесс вашего бизнеса, который вы собираетесь передать на аутсорсинг. Будьте максимально честными с собой. Ведь чем лучше вы понимаете недостатки текущей ситуации, тем понятнее вы сформулируете задачи для провайдера. Знание того, как построен ваш процесс, поможет вам найти «того самого» поставщика и включить в договор (или соглашение о качестве обслуживания) критерии оценки его работы.
Например, если вашей целью является снижение операционных издержек, то для начала необходимо их подсчитать. Вам может показаться, что это само собой разумеется – но, как выясняется на практике, клиенты далеко не всегда понимают, что именно из себя представляют издержки, которые им хочется оптимизировать (тем более что часть издержек, как правило, остается «в тени», будучи включена в другие виды затрат). Поэтому очень важно завести для своей компании учет расходов со спецификацией их по отдельным статьям: вы должны четко понимать, куда расходуются деньги бизнеса. (О том, как «собрать» все затраты на конкретный процесс, мы поговорим в третьей главе.)
Когда вы положите на бумагу то, как организованы ваши процессы и какие расходы вы несете, вы будете удивлены, насколько ваши представления отличались от реальности. Такая самопроверка может служить отличным упражнением, даже если в итоге вы примете решение не работать с аутсорсинговой компанией. Кроме того, это упражнение пригодится тем, кто хочет повысить прозрачность бизнеса: в таком случае нужно сосредоточиться на описании процессов, которые находятся в «серой зоне», т. е. фактически никак не регламентированы, – пролейте на них свет!
Важно!
Чем подробнее и детальнее вы опишете текущее состояние дел в той или иной области вашего бизнеса, тем легче вам будет найти поставщика услуг и поставить ему понятные, адекватные и достижимые цели. А в будущем вы сможете использовать подготовленное описание для оптимизации процесса.
В таблице 1 было дано детальное описание процесса увольнения сотрудника: сроков, ответственных лиц и порядка их действий. Так вот – в книгу вошел уже пятый вариант этой таблицы, и он не был последним! Дело в том, что мы постоянно работаем над усовершенствованием процессов – к регулярному их пересмотру советую подготовиться и вам. Даже если ваша компания не меняется изнутри, меняется окружающий ее мир: разрабатывается новое законодательство, появляются новые технологии – все это заставляет улучшать и развивать те или иные сегменты бизнеса. Не думайте, что это бесполезная трата времени – регулярно обновляющееся описание будет держать вас в курсе того, что происходит в вашей компании, и послужит отличным подспорьем в постановке релевантных целей и задач. Как говорится, what gets measured gets done – что измеряется, то и осуществляется!