В качестве образца привожу здесь примерную канву описания одного из процессов взаимодействия с аутсорсинговой фирмой – провайдером бухгалтерских и налоговых услуг.
Рассмотрим процесс предоставления первичных учетных документов бухгалтерской компании. Этот процесс актуален для многих наших клиентов: как необходимо предоставлять первичные документы и как их собрать, не имея бухгалтера?
Уточняю, что буду говорить о той ситуации, когда в соответствии с законодательством требуется передача оригиналов первичных документов – это более сложная задача, чем предоставление скан-копий или электронной документации.
Шаг 1. Вам необходимо установить, какие виды документов у вас есть. Можно разделить их на следующие группы:
● документы, связанные с клиентами;
● документы, связанные с поставщиками;
● документы по сотрудникам (заработная плата, кадровые документы);
● документы, связанные с подрядчиками;
● авансовые отчеты сотрудников;
● банковские документы;
● иные документы.
Это неполный список. В зависимости от специфики бизнеса могут быть выделены дополнительные виды документов. Также вы можете детализировать получившиеся группы, разбив их на подгруппы в соответствии с логикой ваших процессов. Например, клиентов можно поделить на резидентов и нерезидентов или рассортировать их по регионам (и соответственно классифицировать относящуюся к ним документацию).
Шаг 2. Распределите работу над документами между сотрудниками и поставьте перед ними задачу – направлять соответствующие документы в определенные даты ответственному специалисту (чаще всего это секретарь или офис-менеджер), который затем передаст документы поставщику услуг.
Шаг 3. После систематизации документов и определения ответственных лиц подробно распишите процесс предоставления для каждого типа документов.
Хороший способ описать процесс – создать для него подробный список вопросов. Ниже я привожу чек-лист для процесса приема сотрудника в компанию – отвечая на эти вопросы, вы сможете легко описать процесс. Для некоторых вопросов также указаны возможные варианты ответов.
1. Кто проводит собеседование?
2. Кто принимает решение о приеме специалиста на работу?
3. Как информация о принятом решении направляется специалисту, ответственному за принятие сотрудника на работу?
Примерное описание: «По результатам собеседований кадровому специалисту поступает информация в установленной форме о приеме работников на работу (по электронной почте). Информация подается в день собеседования».
4. Требуется ли проходить медицинский осмотр сотрудникам при поступлении на работу?
Примерное описание: «Специалист по кадрам или юрист готовит направление на предварительный медицинский осмотр, используя данные, предоставленные лицом, проводившим собеседование и принявшим положительное решение по кандидату. Лицо, проводившее собеседование, передает кандидату подготовленное направление».
5. К какому специалисту со всем комплектом документов приходит кандидат?
6. Требуется ли прохождение стажировки или обучения на рабочем месте?
7. Кто осуществляет процесс приема сотрудника на работу (за день до первого рабочего дня) – специалист по кадрам или юрист?
8. Каким образом и в какой срок директору передаются документы о приеме нового сотрудника?
Примерное описание: «Документы о приеме на работу (приказ, трудовой договор или контракт, договор полной материальной ответственности) передаются директору в папке и подписываются им в первый рабочий день сотрудника».
9. Каким образом бухгалтерия уведомляется о принятии нового сотрудника?
Примерное описание: «Приказ о приеме на работу, подписанный директором, сканируется и направляется по электронной почте в бухгалтерию в первый рабочий день сотрудника. К письму прикладывается информация о расчетном счете работника и прочие необходимые документы (например, свидетельства о рождении детей)».
Глава 2
«Тот самый» поставщик: Как сделать выбор?
Составляем список поставщиков
После того как вы определите, какой бизнес-процесс будет передан на аутсорсинг, и сформируете техническое задание (описание процесса), можно переходить к следующему этапу – поиску поставщика.
Существует несколько подходов к выбору поставщика услуг. Вы можете: