После того как основные средства будут надлежащим образом оприходованы, необходимо обеспечить контроль за их сохранностью, внутрихозяйственным перемещением и использованием. Такой контроль обеспечивается путем закрепления инвентарных объектов основных средств (с присвоением им инвентарных номеров) за хозяйственными подразделениями и материально ответственными лицами, а также посредством комплекса мероприятий, называемых инвентарным учетом. При этом составляется инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации).
Для пообъектного аналитического учета в бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств заводят индивидуальную инвентарную карточку типовых форм: инвентарную карточку учета объектов основных средств (форма № ОС–6) – для зданий, сооружений, машин, оборудования, транспортных средств, инвентаря производственного и хозяйственного; инвентарную карточку учета для многолетних насаждений (форма № 109–АПК).
Для учета земель в хозяйствах ведется Земельная кадастровая книга, в которой проводится государственная регистрация права собственности на землю.
Начисление амортизации по объектам основных средств отражается в следующих регистрах бухгалтерского учета: ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд (без автотранспорта) (форма № 49–АПК); ведомости начисления амортизации и отчислений в ремонтный фонд по автотранспорту (форма № 50–АПК).
Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления документов на списание этих объектов на предприятии (если наличие основных средств является существенным) приказом руководителя может быть создана постоянно действующая комиссия. В ее состав входят должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер), заместитель руководителя, главный зоотехник, главный агроном, лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств, и др. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители соответствующих инспекций.
Решение комиссии о списании объекта основных средств оформляется актом на списание зданий и сооружений (форма № 104–АПК) или актом о списании объекта основных средств (форма № ОС–4); актом на списание машин, оборудования и транспортных средств (форма № 105–АПК) или актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС–4а); актом на выбраковку животных из основного стада (индивидуальный) (форма № 106–АПК) и актом на выбраковку животных из основного стада (групповой) (форма № 107–АПК); актом на списание производственного и хозяйственного инвентаря (форма № МБ–8).
Для списания многолетних насаждений предназначен акт на списание многолетних насаждений (форма № 108–АПК).
В названных актах отражаются первоначальная стоимость объекта, сумма износа на момент выбытия, указываются выводы и решения комиссии по вопросам, входящим в ее компетенцию, и т.п. Акты утверждает руководитель предприятия. На основании оформленного акта на списание основных средств в инвентарной карточке (инвентарной книге) делают отметку о выбытии объекта. Соответствующие записи осуществляются в документе, открываемом по месту нахождения объекта.
Продажа, безвозмездная передача объектов основных средств по договору дарения и передача организацией основных средств в собственность другого юридического или физического лица по договору мены оформляются актом (накладной) приема–передачи основных средств (форма № 101–АПК) или актом о приеме–передаче объекта основных средств (форма № ОС–1).
3.4. СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ С ОСНОВНЫМИ СРЕДСТВАМИ
В соответствии с Планом счетов для учета основных средств организации служит балансовый счет 01 «Основные средства», который является синтетическим активным инвентарным счетом и предназначен для обобщения данных о наличии и движении основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении, залоге.
Исходя из требований ПБУ 6/01 и Методических рекомендаций по применению Плана счетов бухгалтерского учета агропромышленных организаций, утвержденных приказом Минсельхоза России от 13 июня 2001 г. № 654, на сельскохозяйственных предприятиях к счету 01 «Основные средства» можно открывать субсчета:
1 «Производственные основные средства основной деятельности (кроме скота, насаждений, инвентаря, земельных участков и объектов природопользования)»;
2 «Прочие производственные основные средства»;
3 «Непроизводственные основные средства»;