Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.
При натуральной (ее также называют вещественной) проверке определяется количество, взвешивание и обмер наблюдаемых объектов. Такого рода проверкам подвергаются, как правило, материально-производственные запасы, бланки документов строгой отчетности, основные средства и наличные денежные средства.
При документальной проверке наличие у организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.
В составе документальной проверки иногда выделяют бухгалтерскую или книжную проверку, которая представляет собой сопоставление записей непосредственно в регистрах бухгалтерского учета (например, при инвентаризации сумм начисленной амортизации, оценочных резервов).
Обязательная ежегодная инвентаризация должна охватывать все без исключения виды имущества и обязательств. Нормативными актами предусмотрен специальный порядок ее проведения, по результатам инвентаризации уточняют данные бухгалтерского учета. Поэтому обязательную ежегодную инвентаризацию нельзя заменить какими-либо внешне схожими процедурами – внутренним или внешним аудитом, ревизией финансово-хозяйственной деятельности (хотя при незначительном объеме имущества и обязательств у организации обязанности инвентаризационной комиссии могут быть возложены на ревизионную комиссию).
Обязательная ежегодная инвентаризация имущества и обязательств организации должна быть начата не ранее 1 октября отчетного года и закончена до его завершения.
Ее основные этапы во взаимосвязи с функциями бухгалтерской службы в процессе инвентаризации приведены в табл. 4.
Таблица 4
Обязательная ежегодная инвентаризация начинается с даты, установленной приказом руководителя организации. Ответственность за проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию. При значительном объеме имущества и обязательств по приказу руководителя организации могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Их также целесообразно создавать, если организация имеет обособленные подразделения (филиалы и представительства) или ведет деятельность на обширной территории (в строительных организациях, на сельскохозяйственных предприятиях, в леспромхозах и т. д.). В нормативных документах нет прямого запрета на включение в состав комиссий представителей сторонних организаций (аудиторов, оценщиков, экспертов) для формирования экономически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. Приложением к приказу может быть план проведения инвентаризации, который определяет сроки окончания инвентаризации отдельных объектов и продолжительность каждого этапа, разграничивает обязанности между рабочими комиссиями.
На подготовительном этапе материально-ответственные лица передают комиссии приходные и расходные документы по отчетам (реестрам), которые служат бухгалтерии основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками указанных лиц, а также держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.
Организационно-методическая подготовка к проведению инвентаризации заключается в разработке внутренних нормативных документов – инструкций, правил и т. п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе.
Инструкции могут содержать:
• конкретные методики проведения инвентаризации, описание действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов;
• порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами – поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.;
• порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;
• типовые формы первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации, разработанные организацией самостоятельно.