Сопоставление учетных и отчетных показателей с установленными нормативами (нормативная проверка) позволяет выявить отклонения себестоимости продукции, размера удержаний из заработной платы, в том числе подоходного налога, отчислений во внебюджетные фонды, ошибки в применении норм естественной убыли товаров, в исчислении и уплате налога на добавленную стоимость и других налогов.
В ходе внутренних проверок следует учитывать ограничения, установленные правительственными и ведомственными актами.
Проверка соответствия отраженных в документах операций установленным правилам дает возможность выяснить правомерность разнообразных хозяйственных операций. С ее помощью можно выяснить, например, выплату заработной платы другому лицу без предъявления доверенности и т. п.
Счетный контроль позволяет выяснить правильность сделанных в документах, бухгалтерских регистрах, формах отчетности вычислений (правильность таксировки, подсчета переходящих остатков ценностей в отчетах материально ответственных лиц, подсчета итогов и т. п.). Часто к этому методу прибегают для проверки правильности подсчета итогов в горизонтальных и вертикальных графах расчетно-платежных ведомостей. Счетный контроль обычно сопровождается применением других методов документальной проверки.
Одним из методов проверки реальности отраженных в документах обстоятельств является сопоставление данных документов, отражающих операции, с данными документов, которые явились основанием для этих операций. Например, можно выявить несоответствие суммы начисленной заработной платы сотруднику, указанной в расчетно-платежной ведомости, данным табеля выхода на работу. Для использования этого метода надо знать, в каких производных документах отражают данные, фиксируемые в первичных документах.
Проверка записей в регистрах бухгалтерского учета и в формах отчетности позволяет определить достоверность и точность отчетных данных — первостепенное требование к бухгалтерской отчетности. Система отчетных показателей должна соответствовать записям в бухгалтерских регистрах, которые в свою очередь обосновываются документами.
С помощью средств внутреннего контроля можно вскрыть записи без ссылки и приложения оправдательных документов, необоснованную запись в регистре. Иногда путем сопоставления данных в регистрах аналитического и синтетического учета к одному и тому же счету удается выявить несоответствие занесенных в них сумм, хотя и оформленных одним документом. Возможно сокрытие недостач увеличением количества и суммы расхода товаров и тары в регистрах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский баланс с прилагаемыми к нему формами отчетности проверяют путем взаимоконтролируемых показателей, содержащихся в них, затем с соответствующими данными регистров синтетического, аналитического учета, а затем первичных документов. При этом широко используется метод сканирования.
Непрерывный просмотр операций для выявления нетипичных является сканирование.
Наиболее эффективной является встречная проверка при изучении операций, связанных с получением товаров, денежных и других средств в одной организации и отпуском их другой. Этот метод состоит в сопоставлении различных экземпляров одного и того же документа. В бухгалтериях разных организаций могут находиться экземпляры соответствующих документов.
Установить тождество всех экземпляров одного и того же документа — это основная цель сопоставления. Можно привести такие случаи, когда подлинная накладная (или ее копия) заменялась подложной, причем по дате, номерам и даже итоговой сумме она не отличалась от подлинной. Это обстоятельство затрудняет обнаружение злоупотребления при сверке расчетов. Однако два экземпляра одной накладной содержали расхождения в наименованиях ценностей, их количестве и ценах, хотя другие реквизиты совпадали.
Взаимная проверка проводится по взаимосвязанным операциям в одной организации.
Пользуясь контрольным сличением, можно выяснить, не было ли приписок в инвентаризационных ведомостях, не было ли завоза товаров и других ценностей без документов. Часто этот метод применяют при проверке складских товарных операций.4.2. Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Основными этапами документооборота являются следующие:
1) первичная обработка;