Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Документы при регистрации делятся на группы, каждая из которых регистрируется отдельно — такими документами могут быть приказы по основной деятельности и по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и др. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов и индекс по номенклатуре дел.
Для внутренних документов применяется простая порядковая нумерация.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль над исполнением документов. Необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль над исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т. п.) и контрольную картотеку.Приведем следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
1) автор (корреспондент);
2) название документа;
3) дата выписки документа;
4) индекс документа;
5) дата поступления документа (для входящих документов);
6) индекс поступления документа (для входящих документов);
7) заголовок документа или его краткое содержание;
8) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
9) срок исполнения;
10) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа);
11) номер дела.В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими, как:
1) исполнители;
2) расписка исполнителя в получении документа;
3) ход исполнения;
4) приложения и др.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самим предприятием.
Регистрация документов-ответов ведется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Систематизация документовДля обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Государственное предприятие, являющееся учредителем предприятия, которое сдает документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госпредприятия осуществляет контроль над составлением и использованием номенклатуры дел, формированием и оформлением дел в учрежденном им предприятии. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем предприятия. Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия.