Мы еще вернемся к этому примеру, а сейчас резюмируем, кого мы определили в качестве целевой аудитории, чего ждем от нее, какие данные помогут нам добиться своей цели.
Кто: бюджетный комитет, который контролирует финансирование, необходимое для проведения программы в дальнейшем.
Что: летняя пилотная программа по популяризации науки доказала свою эффективность. Просим утвердить бюджет в объеме Х долл. на ее продолжение.
Как: проиллюстрировать эффективность результатами двух опросов участников до начала и после завершения пилотной программы.
Часто необходимо выдать информацию по запросу: клиента, стейкхолдера, руководителя. У вас может не быть всего контекста, и для полного понимания ситуации потребуется проконсультироваться с тем, кому нужна информация. Возможно, есть дополнительные моменты, о которых вам стоит знать, или то, о чём лучше не упоминать. Далее приведены некоторые вопросы, которые полезны для прояснения ситуации. Если вы просите кого-то предоставить вам информацию, лучше заранее дать этому человеку ответы на эти вопросы.
● Какая общая информация полезна и необходима?
● Кто целевая аудитория или человек, принимающий решение? Что о них известно?
● Есть ли у аудитории предубеждения, из-за которых они воспримут нашу информацию позитивно или негативно?
● Какие из имеющихся данных могут усилить нашу историю? Знакома ли аудитория с ними или они будут для нее новыми?
● Каковы риски: какие факторы способны ослабить нашу историю, стоит ли постараться разобраться с ними заранее?
● Что мы будем считать успешным результатом?
● Если бы у вас было ограничено время или вы могли сформулировать основную мысль только в одном предложении, что бы вы сказали?
По моему опыту, два последних вопроса могут вызвать продуктивное обсуждение. Если вы с самого начала будете понимать, какой результат хотите получить, это поможет вам правильно структурировать презентацию. Ограничения (нехватка времени или возможность озвучить только одно предложение) помогут вам сократить многословное обсуждение до самой важной идеи. Здесь я рекомендую вам взять на вооружение следующие две концепции: «Правило трех минут» и «Главная мысль».
Суть их в том, что вы можете сократить имеющуюся у вас информацию до одного абзаца или даже предложения. Для этого вы должны отлично разбираться в вопросе: знать, что действительно важно, а что можно опустить. Как ни парадоксально, быть лаконичным иногда гораздо сложнее, чем многословным. Французский математик и философ Блез Паскаль однажды признал это: «Это письмо получилось таким длинным, потому что у меня не было времени написать его короче» (похожую фразу часто приписывают Марку Твену).
«Правило трех минут»
О чем бы вы рассказали аудитории, если бы у вас было всего три минуты? «Правило трех минут» – отличный способ убедиться, что вы понимаете и способны сформулировать историю, которую хотите рассказать. Тогда вы не зависите от своих слайдов и визуальных материалов. Это правило может выручить в самых разных ситуациях: когда руководитель спрашивает вас, над чем вы сейчас работаете; если вы поднимаетесь в лифте с одним из стейкхолдеров и он просит вас ввести его в курс дела; когда время вашего выступления сократили с десяти минут до пяти. Точно зная, о чём вы хотите сказать, вы сможете уложиться в любой отрезок времени, даже если изначально готовились к другому.
«Главная мысль»
Согласно этому правилу, вы должны сократить информацию до одного предложения. Нэнси Дуарте описала его в своей книге Resonate. По ее словам, эта концепция держится на «трех слонах».
1. Она должна отражать вашу уникальную точку зрения.
2. Она должна давать представление, что стоит на кону.
3. Это должно быть законченное предложение.
Обратимся к примеру с летней пилотной программой по популяризации науки.