Скрипник Олег, внутренний аудитор интегрированной системы менеджмента, инженер по маркетингу ООО «Волгоградсервис». Поскольку каждая компания индивидуальна, то и создаваемая система управления дебиторской задолженностью должна быть разработана с учетом общих принципов, но под задачи и особенности конкретной компании. Помнить об особенностях и возможностях компании важно не только на этапе создания системы управления, но и в процессе ее анализа и совершенствования. Любое улучшение должно внедряться не для «галочки», а для того чтобы компания получала от этого действительную пользу.
Камбулов Андрей Георгиевич, начальник отдела бюджетирования, планирования контроля и внутреннего аудита ООО «ЮгКонсалтинг». Создав и внедрив систему управления дебиторской задолженностью, важно очень тщательно контролировать действия сотрудников компании, исполняющих все разработанные регламенты и процедуры. При этом особое внимание должно уделяться тем сотрудникам, которые непосредственно взаимодействуют с клиентами. Так, мне в своей профессиональной практике доводилось сталкиваться с тем, что кредитные комитеты, создаваемые в компании для оценки клиентов, вводятся в заблуждение торговыми представителями, которые предоставляют (иногда по собственной инициативе, а иногда по договоренности с клиентом) «подправленную» отчетность, чтобы согласовать сделку и обеспечить себе выполнение плана продаж. Порой встречаются случаи откровенного мошенничества. Например, торговые представители порой отгружают товар без документов. То есть приезжает покупатель, забирает товар, делая при этом себе «левые» документы на провоз. В документах указывается, что покупатель везет свой же товар, но между удаленными складами. Для решения вопросов с ГИБДД в случае остановки и проверки транспорта в процессе перевозки этого было достаточно. В подобной ситуации у компании официально не возникало дебиторской задолженности, но и товара при этом у нее тоже не было.
Назимова Марина Валерьевна, генеральный директор ООО «Стафгайд». Очень важно, чтобы сотрудники решали задачи в рамках своей компетенции, прописанной в должностной инструкции, тогда в вопросах «дебиторки» будет больше порядка. Менеджеры отдела продаж предоставляют небольшие скидки за покупку товара определенного объема (или услуги) в пределах своей компетенции. Данные скидки можно включить в стандартный прайс-лист компании, размещаемый на корпоративном сайте, в печатных СМИ, других источниках информации. Решение о предоставлении заказчику более крупных скидок требует пристального внимания со стороны коммерческого директора и финансового отдела, без визы руководителя в этой ситуации не обойтись. Учет отгружаемой продукции желательно вести с помощью программы (например, 1C), в которую «вбит» набор стандартных скидок (программист может ограничить доступ к изменениям скидок). При выставлении счета бухгалтер также осуществляет дополнительный контроль отдела продаж, согласно правилам предоставления бонусов в компании. Крупные скидки «вбиваются » вручную только бухгалтером на основании письменного распоряжения коммерческого директора (или генерального) либо его визы. На самом деле контроль руководителя важен как по «дебиторке», так и в целом: полезны периодические проверки финансовой отчетности компании, например независимый аудит, либо консультация консалтинговой компании (взгляд со стороны независимого эксперта).
Рис. 1.2. Управление дебиторской задолженностью и работа с долгами (интеллект-карта)
2. Проверка контрагента
Что нужно знать
Представьте, что к вам подошел человек (сосед, друг, коллега, партнер по бизнесу, незнакомый) и попросил дать взаймы ему некоторую сумму на месяц. Согласитесь ли вы одолжить ему свои кровные? Почти уверен – вы ответите, что все зависит от того, что это за человек и какова запрошенная им сумма. Все верно, именно так и поступает большинство людей. Но самое замечательное состоит в том, что буквально за несколько секунд сознательно или интуитивно происходит обработка целого комплекса вопросов, среди которых: