Во-вторых, множество пунктов выполняются моментально, некоторые даже в первую минуту. Можно предположить, что люди не указывают в своих списках количество времени, которое потребуется на выполнение отдельных задач. Также мы можем наблюдать тенденцию браться в первую очередь за наиболее легкие для выполнения задачи. Проблема такого подхода в отсутствии приоритетов у задач.
Можно вычеркнуть из списка огромное количество пунктов, но это вовсе не будет означать, что выполнены те самые пункты – действительно важные дела.
В результате – ложное чувство удовлетворения.
В-третьих, большинство списков дел слишком длинные. Они буквально трещат по швам – а наша голова трещит от осознания, что мы никогда в жизни не угонимся за растущим числом пунктов нашего списка. Приходится переносить что-то на будущее или полностью отказываться от некоторых задач.
Статистика показывает, что многим из нас не удается даже приблизиться к выполнению абсолютно всех записанных дел. Согласно данным от iDoneThis, 41 % пунктов так и останутся привычно невыполненными. Эта проблема куда масштабнее, чем кажется. По результатам анкетирования от LinkedIn, почти 90 % профессиональных работников признались, что не справляются со своими списками задач на регулярной основе.
В-четвертых, приведенные выше данные говорят о том, что множество людей подходят к вопросу таск-менеджмента без должного понимания своего расписания и занятости. Опять же, вдумайтесь: 41 % задач остаются невыполненными. Это пугающе большая цифра в контексте нашей продуктивности.
Вот, собственно, и Парадокс Продуктивности как он есть.
Мы создаем списки дел, чтобы они помогали нам с организацией задач, распределением времени и достижением целей. Но из-за того что полагаемся на изначально плохо продуманные системы организации, в результате порождаем списки, которые только обесценивают наши усилия.
Таким образом, мы теряем продуктивность. Вместо того чтобы сделать больше, мы остаемся у разбитого корыта.
В следующем разделе мы внимательно рассмотрим вашу текущую систему списков дел. С большой долей вероятности могу предположить, что ваши списки стопорят ваш успех – если вы, конечно, не проходили профессиональную подготовку по таск-менеджменту.
Почему вы не завершаете списки дел
Видеале все пункты на странице вашего ежедневника должны быть зачеркнуты в конце дня. Если у вас не так, рекомендую с особым вниманием прочитать этот раздел.
Я перечислю восемь самых распространенных причин, по которым люди не завершают свои списки. Любая из них может снизить продуктивность и помешать вам делать все вовремя.
Зачем вы составляете списки дел? Большинство людей ответит: «Чтобы делать дела». Казалось бы, все очевидно. Однако смысл грамотно составленного списка вовсе не в этом.
Его основное предназначение – помочь вам организовывать задачи и проекты, подмечая при этом наиболее важные. Со списком у вас есть возможность полностью освободить голову от мелочей, имеющих свойство ускользать от внимания. Записывая их, вы собираете все в одном месте и можете взглянуть на главные задачи дня с высоты птичьего полета.
Гораздо проще управляться с делами, когда они представлены в виде четкого списка перед глазами, а не беспорядочно витают где-то на просторах серого вещества в вашей голове.
К тому же можно с легкостью организовать задачи в порядке их срочности, а затем распланировать день подходящим образом. Это поможет вам сосредоточиться на самой важной работе.
Большинство людей упускают суть основной функции списка дел. Они уверены, что список – это инструмент, который поможет выполнить каждую задачу, которая, по их мнению, заслуживает внимания. На самом же деле правильно составленный список концентрирует внимание только на важном, уберегая от вероятности отвлечься на что-то менее значимое.
Вы составляете список дел не для того, чтобы выполнить абсолютно все. Это способ, который гарантирует: вы выполняете только самое необходимое.
Почувствуйте разницу. Если неправильно понимать предназначение списков дел, вы будете создавать и использовать их максимально неэффективно. А это, разумеется, будет тормозить вашу продуктивность, вместо того чтобы ее повышать.