Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности.
Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей:
1. Работа с документами. Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, хранение исполненных документов.
2. Работа со средствами связи. Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Ведение телефонных переговоров. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.
3. Работа с посетителями. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю). Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол.
5. Работы хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете, обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии.
Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.
Именно секретарь может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.
Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:
Документирование.
1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
2. Изучение и анализ составления и оформления документов учреждения (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
3. Разработка фирменных бланков двух видов (бланк для писем, факсов и внутренних документов).
4. Составление файла образцов основных видов документов учреждения с трафаретными текстами.
5. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
Организация работы с документами.
1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
3. Составление номенклатуры дел.
4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по их совершенствованию с использованием ПК.
6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой – на уничтожение.
7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).