Таблица 3.1 Структура таблицы
Таблица 3.2 Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов
Глава 4 Требования к стилю изложения документов
Под стилем [11] изложения документа понимается разновидность способа письменного изложения, а также совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Уточним, что тексты документов компании излагаются деловым (официально-деловым) стилем, который, в частности, характеризуется:
♦ сжатостью, компактностью изложения, основанной преимущественно на экономном использовании языковых средств письменной речи;
♦ активным применением речевых клише;
♦ широким использованием общепринятой [12] терминологии и номенклатурных наименований;
♦ сравнительно частым включением в тексты сложносокращенных слов и аббревиатур;
♦ распространенным употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов, а также сложных союзов;
♦ внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначенных для организации связи между частями сложных предложений;
♦ повествовательным способом изложения, основанным на использовании номинативных предложений с перечислениями;
♦ преобладанием предложений с прямым порядком слов;
♦ подчеркнутой логичностью, проявляющейся, в частности, в подчинении одних, менее значительных фактов другим, более значительным (упоминаемым в тексте документа);
♦ отказом от эмоционально-экспрессивных речевых средств в сочетании с общей слабой индивидуализацией стиля текста.
При составлении управленческих документов следует придерживаться нескольких основных правил, которые предполагают:
♦ выбор оптимальной формы изложения документа (см. ранее);
♦ выбор наиболее подходящих для изложения лексических средств языка: отдельных слов (в том числе терминов [13] и слов с универсальным значением), устойчивых словосочетаний (языковых формул и фразеологизмов (идиом)), вводных языковых оборотов и т. п. (см. ниже в этой главе);
♦ использование в составе предложений отдельных языковых средств (в частности, сокращений [14] (см. ниже в этой главе)).
Рекомендации по употреблению отдельных слов и устойчивых словосочетаний, наиболее часто используемых при подготовке документов
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин тех или иных действий.
♦ В порядке оказания помощи прошу Вас…
♦ В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… В порядке исключения…
♦ Ввиду особых обстоятельств…
♦ В связи с завершением работ по…
♦ В связи с принятием решения о…
♦ В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
♦ По взаимной договоренности между…
♦ Согласно Вашей заявке…
♦ Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа.
♦ Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
♦ К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
♦ Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
♦ Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
♦ Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения.
♦ Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения истекает…
♦ Организация уведомляет Вас о том, что…
♦ Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
♦ Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о…
♦ Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…
4. Устойчивые распорядительные обороты.
♦ Ввести в эксплуатацию…
♦ Обязать руководителя…
♦ Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на…