Планируем уезжать 10.10.08 вечером.
Прошу Вас сообщить о возможности нас принять, а также известить о контактных лицах, которых Вы планируете задействовать в рамках нашего приезда.
Заранее благодарю.
Николай Аверин
Начальник тех. отдела
ООО «XXX»
тел.(777)777-77-77
факс (777)777-77-72
Письмо № 2
From: Valentina
Sent: Friday, February 04, 2011 4:50 PM
To: Vladimir
Subject: Заказ баннеров
Владимир, добрый день!
В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам наш заказ:
Баннер 1 х 6 м (1 м – высота, 6 м – длина). Материал – ткань габардин.
Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Баннер 2 х 1,5 м (2 – высота, 1,5 – длина). Материал – ткань или винил.
Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.
Во вложении наш логотип.
Готовые баннеры нужны нам 9 февраля.
Ждем от Вас макеты обоих баннеров. Вышлите, пожалуйста, несколько вариантов нам на выбор.
Заранее благодарю.
Best regards,
Valentina Ivanova
Brand Manager Assistant
XXXGroup
Тел.(777)666-66-66
Факс (777)666-6
Попробуйте взять под контроль эти точки в вашей деловой переписке – и посмотрите, как они будут работать. Поверьте, результаты не заставят себя ждать. «Смысловой треугольник» делает письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной!
А сейчас несколько подробнее о третьей точке внимания – о финале письма.
Финал – особенное место в письме. И работать с ним нужно предельно грамотно. Как предупреждает в таких случаях шведская пословица: «Плохой пудинг может испортить даже королевскую утку».
В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в продолжении общения? Как правило, существенными являются два момента.
1. Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение.
2. Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.
Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:
• важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога;
• необходимо точно и предметно сообщить адресату/клиенту, что и как должно произойти в ближайшее время.
Таким образом, в финале делового письма сосредотачиваются две составляющие: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная):
• имиджевая часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительное отношение автора письма к клиенту/партнеру;
• действенная позволяет управлять инициативой, нацеливает клиента/адресата на решение конкретного вопроса.
В структуре письма эти составляющие выглядят так. Посмотрите на примеры ниже.
Пример 1.
Пример 2.
«Хитрости» финала письма
Как повысить действенность и активность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
Посмотрите сами:
СОВЕТ
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»
В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Специфические ситуации