После этого манифестанты перенесли свои действия во внутренние помещения посольства. В посольских комнатах начался форменный разгром. В самый разгар разгрома к посольству на автомобиле прибыл новый петербургский градоначальник генерал-майор князь Оболенский со своим помощником генерал-лейтенантом Вендорфом.
Многотысячная толпа беспрепятственно пропустила их к зданию посольства, но разойтись решительно отказалась. Все усилия градоначальника оттеснить толпу при помощи жандармов и полиции ни к чему не привели. Толпа все увеличивалась. Народом была занята вся площадь перед посольством, Исаакиевский сквер, Мариинская и Исаакиевская площади. На место происшествия были вызваны пожарные».
Несмотря на свойственное российскому руководству «шапкозакидательство» и иллюзорную уверенность в «неминуемой победе», очень скоро выяснилось, что не только в Действующей армии не хватает винтовок и боеприпасов, но и в Министерстве иностранных дел нет людей, способных решать задачи военного времени. Вопреки надвигавшейся трагедии мирового кризиса подавляющее число сотрудников загранучреждений, расположенных в Европе, находились в летних отпусках. Остававшиеся на рабочих местах дипломаты были более компетентны в политических вопросах, но совершенно не знали консульской работы и не привыкли работать с «простыми людьми». Между тем с первых же дней войны перед российским внешнеполитическим ведомством встала задача оказания срочной практической помощи значительной массе людей, застигнутых войной за рубежом. О масштабах этой проблемы говорит тот факт, что лишь на территории Германии в момент войны находилось свыше сорока тысяч российских подданных.
Начавшаяся война расширила и усложнила внешнеполитические задачи, резко увеличив нагрузку как на центральный аппарат МИД, так и на его загранучреждения. Это потребовало очередной структурной перестройки ведомства.
25 июля 1914 г. при Ставке Верховного главнокомандующего создали Дипломатическую канцелярию для установления более тесной связи между МИДом и Действующей армией. Ее возглавил князь Николай Александрович Кудашев40. Новый орган подчинялся непосредственно начальнику Штаба Верховного главнокомандующего. В задачу Канцелярии входило осведомление Штаба «по всем вопросам круга ведения Министерства иностранных дел,
имеющим касательство к ведению войны», а также сообщение министерству «всех сведений, имеющихся в Штабе по вопросам, соприкасающимся с кругом ведения означенного министерства». В функции Дипломатической канцелярии входила, в том числе, переписка «по вопросам международного права, по вопросам, касающимся иностранных государств и подданных, и вообще по вопросам международного характера, возникающим на театре войны или связанным с деятельностью, задачами или нуждами армии»41.
26 июля 1914 г. при Втором департаменте МИД учреждается «Бюро для наведения справок о русских подданных, застигнутых войной в западноевропейских государствах, не состоящих с нами в войне»42. Новое подразделение МИД координировало работу по розыску лиц, оказавшихся в этот период вне России. Вскоре его расширяют и преобразовывают в Справочный стол о российских подданных, оставшихся на территории неприятельских стран, созданный при посольстве Испании в Петрограде.
Выбор испанского посольства не случаен – 7 августа 1914 г., через неделю после начала общеевропейского конфликта Испания заявила о своем нейтралитете. Одновременно она сообщила, что готова принять на себя миссию защиты граждан воюющих стран, оказавшихся на территории противника. С этого времени и почти до конца войны испанские посольства в Берлине и Вене представляли интересы России.
Директором Справочного стола назначили Ю.Я. Соловьева, бывшего в тот период временным поверенным в делах России в Испании и находившегося летом 1914 г. в отпуске в Петрограде.
В силу малочисленности испанского посольства (посол и два секретаря) оно не могло справиться с новыми задачами своими силами. Соловьеву удалось за несколько дней набрать довольно большой штат сотрудников – около двенадцати человек, которые заняли две комнаты в посольстве Испании и вели прием посетителей. С первых же дней работа Справочного стола приобрела авральный, ненормированный характер. По воспоминаниям Ю.Я. Соловьева, за справками обращалось по несколько сот человек в день43. Начальник Справочного стола получил от министра широкие полномочия, вплоть до отправки ответов за его подписью на многочисленные письма и телеграммы, поступавшие в МИД с запросами о судьбе русских граждан, застигнутых войной в Германии и Австро-Венгрии. Справочный стол оперативно наладил составление и публикацию списков застигнутых войной за границей русских подданных44. Первые три бюллетеня были разосланы 24 сентября директором Второго департамента МИД А.К. Бентковским45 губернаторам и градоначальникам России.