Уточняйте ваши требования к стилю написания, степени детализации, стремясь, чтобы документ получился предельно ясным для понимания. Это на самом деле очень важно. Трудночитаемый документ мало чем поможет сотруднику освоить его работу. Это касается не только должностной инструкции, но также других документов, которые вы будете разрабатывать для подчинённых.
Приведу пример выдержки из одного регламента, написанного главным бухгалтером для своих подчинённых (это реальный пример из жизни).
Выдержка из должностной инструкции помощника бухгалтера
СТРОГО соблюдаются при раскладке ПД (первичных документов) по ЛЮБЫМ папкам следующие правила:
1. «Любой» НЕоригинал заменяет Нет ПД.
2. «Любой» Оригинал заменяет Нет ПД.
3. «Новый» Оригинал заменяет «Старый» НЕоригинал.
4. При всех остальных вариантах («Новый» НЕоригинал и «Старый» Оригинал, «Любой» НЕоригинал и «Любой» НЕоригинал, «Любой» Оригинал и «Любой» Оригинал) – помощник бухгалтера показывает оба ПД бухгалтеру, к участку которого относится ПД, и последний, в свою очередь, должен:
разобраться, какой ПД является «Плохим», какой «Хорошим», в случае необходимости самостоятельно исполнить функцию «Гашение фантомов» (кроме ПД из группы 6), т. е. нужно проверить в ЖРФ, является ли «Плохой» ПД непогашенным фантомом. Если это так, то, воспринимая «Хороший» ПД как КПД, погасить в ЖРФ «Плохой» ПД, после этого «Плохой» ПД уничтожить.
Так писать не надо! Ваши подчинённые могут сломать голову, берегите их ☺.
Рис. 18. Как не надо писать должностную инструкцию
Все другие разделы должностной инструкции, кроме «Функций», вам придётся написать, скорее всего, самостоятельно. Не жалейте на это время, это окупится сторицей.
Одно дело, когда работа подчинённого у вас в голове, другое дело, когда вы начнёте описывать её на бумаге, раскладывая на функции. Описывая ответственность и полномочия, вы гораздо лучше будете представлять, какой именно человек вам нужен. Когда новичок выйдет на работу, должностная инструкция послужит хорошим подспорьем в освоении им своей должности.
Теперь давайте разберём первые три и последний раздел должностной инструкции (остальные мы рассмотрим в отдельных главах).
Место сотрудника в организационной структуре предприятия, его подчинённость (иногда этот раздел называют «Общие положения»).
В этом разделе описывается часть оргструктуры, которая касается данного сотрудника, т. е. говорится, кому он подчинён и кто подчиняется ему. В этом же разделе обязательно надо указать, кто замещает работника в случае его отсутствия (болезни или отпуска). Если это не прописано в должностной инструкции, значит, управление качеством на вашем предприятии не поставлено.
Не торопитесь прописывать этот пункт формально, назначая ответственное лицо. Во многих случаях вам сначала надо поставить процедуру планирования отпусков таким образом, чтобы количество замещений было минимально (если позволяет технология работы).
Так, например, большинство бухгалтеров не ходят в отпуск в марте и апреле, так как в этот период верстаются квартальный и годовой балансы. Если на предприятии высокая сезонность, то в пиковые периоды также нежелательно отпускать своих подчинённых отдыхать. Надо дождаться спада продаж (производства и т. д.).
Но всё равно, избежать замещения работников не удастся, так как люди иногда болеют и им порой нужен отпуск за свой счёт (вспомните персонажа Деточкина из фильма «Берегись автомобиля» ☺).
Если замещение долго отсутствующего работника другим лицом проходит безболезненно и не сказывается на результатах, значит, вашим подчинённым слишком вольготно живётся, и они явно недогружены работой.
Если же отсутствие сотрудника – реальная проблема, то иногда, с точки зрения равномерности загрузки, целесообразнее назначать не одного, а сразу нескольких ответственных за замещение, распределив между ними либо разные функции отсутствующего сотрудника, либо разные зоны ответственности (клиентов, поставщиков и т. д.).
Перечень нормативных документов, которые обязан знать сотрудник
Часто данный раздел пишется формально. Приведу пример выдержки из должностной инструкции агента по снабжению (взято из интернета в свободном доступе):
1.5. В своей деятельности агент по снабжению руководствуется:
– нормативными материалами по вопросам выполняемой работы;
– методическими материалами по соответствующим вопросам;
– уставом предприятия;
– правилами трудового распорядка;
– приказами и распоряжениями директора предприятия, его заместителей, а также непосредственного руководителя;
– настоящей должностной инструкцией.
Из всего вышеперечисленного только три последних пункта конкретны. Из первых двух пунктов совершенно непонятно, чем же нужно руководствоваться сотруднику в своей непосредственной работе. Третий пункт предлагает обращаться к уставу, но где в реальной жизни агент по снабжению будет изучать устав предприятия?!
В этом разделе надо отразить конкретные документы, которые обязан знать и исполнять ваш подчинённый. Типичный пример таких документов:
● правила трудового распорядка,
● инструкция по технике безопасности,
● правила оформления бухгалтерских документов.
Вышеперечисленные документы обычно разрабатываются централизованными службами предприятия (службой управления персоналом, отделом по технике безопасности, бухгалтерией и т. д.), но бывают и такие документы, которые вам нужно будет разрабатывать самостоятельно.
Допустим, если вы руководите отделом продаж и часть ваших сотрудников ежегодно участвуют в отраслевой выставке, то вам полезно будет разработать «Правила работы сотрудников отдела продаж на выставках», где вы распишете:
● цели и задачи участия;
● дресс-код стендистов;
● технологию работы на стенде;
● отчётность и т. д.
Когда наступит время проведения очередной выставки, вы определите новый состав участников, которым останется просто изучить данный регламент.
Кроме этого, вам может понадобиться такой документ, как «Правила ведения телефонных переговоров», где вы можете расписать:
● скорость реакции ваших сотрудников на входящие звонки;
● стандартные фразы приветствия при разговоре;
● технику проведения телефонных продаж;
● ответственность за нарушения данных правил.
Подобные правила и процедуры надо создавать в виде отдельного документа только тогда, когда они касаются сразу нескольких должностей (в случае отдела продаж это чаще всего две должности: торговый агент на выезде и специалист по продажам в офисе). В случае если ваши правила касаются только одной должности, можно не создавать отдельный документ, а основные положения этих правил отразить прямо в должностной инструкции данного специалиста.
Требования к должности
Прописывать неформальные требования к должности (личностные и профессиональные) необходимо для того, чтобы:
1. Вы при составлении должностной инструкции вашего подчинённого чётко представляли себе уровень его знаний и компетенций. Это определит глубину детализации его должностных обязанностей, подскажет, какими правами его можно наделять и какую ответственность можно возлагать.