Таблица 1.9. Находим скрытые строки.
Причина по которой оказались скрытыми строки нам неизвестна, но если обратить внимание на левую часть документа, то можно сразу заметить, что в нумерации строк в Таблице 1.8. после цифры 7 следом идёт цифра 10 . Отобразим строки между этими цифрами и получим верный результат.
Вопрос простой, но именно эта ошибка на практике встречается часто не только в накладных Ольги, но и во многих других документах.
В нашем примере товар пронумерован, но обычно в таблицах товар имеет свои наименования и любой из нас может столкнуться с тем, что в накладной со 100 и более позициями строки будут скрыты, к примеру между 70 и 74.
Вариант отображения скрытых строк приведён в Таблице 1.10. Необходимо выделить строки таблицы с первой до последней. Далее нажать правую кнопку мышки и выбрать Показать.
Таблица 1.10. Вариант отображения всех скрытых строк.
С аналогичными отклонениями также может столкнуться экономист при расчёте плановой калькуляции. Поэтому, если вы пришли в компанию, где эту работу до настоящего времени вёл кто-то другой, стоит в самом начале рабочей карьеры уделить время изучения документов, чтобы в дальнейшем не искать причину ошибок.
Глава 2. Работа со сводными таблицами и большим объемом информации.
Сводные таблицы в Excel - это очень мощный инструмент.
Если вам не приходилось работать со Сводными таблицами, то и в этом случае достаточно нескольких примеров ниже, чтобы начать самостоятельно создавать небольшие отчёты. Сделаем несколько пробных вариантов. А позже вы сможете работать с любыми таблицами в своей компании.
Не только работать, но за считаные секунды менять их вид и состав.
Для более простого понимания работы со Сводными таблицами рассмотрим сокращённый вариант Отчёта по продажам, представленный в Таблице 2.1.
Таблица 2.1. Отчёт по продажам.
У нас есть четыре столбца (Наименование товара , Группа товара, Регион продаж, Сумма продаж в условных единицах). Но даже этих четырёх столбцов вполне достаточного для того, чтобы увидеть варианты простых отчётов, которые можно создавать с помощью Сводных таблиц в Excel.
Идём вслед за образцами и смотрим, какие из возможных вариантов обработки существуют в предложенных функциях Excel.
В нашем отчёте всего несколько строк но, если вы используете для обработки свой отчёт, где несколько десятков- тысяч строк, то скорость обработки и создания отчёта с использованием Сводных таблиц не изменится.
Наши действия, которые необходимо выполнить:
Выделяем имеющуюся таблицу.
Вставка - Сводная таблица - На существующий (или новый лист).
В зависимости от выбора нужной нам информации мы можем построить различные отчёты.
Это простой отчёт: подробного описания не будет. Необходимо проявить самостоятельность и создать свой вариант отчёта. Неважно будет ли исходная таблица похожа на Таблицу 2.2.: учимся на примере, но делаем свою работу, а не работу образца.
Небольшое отступление: Нажимаем правую кнопку мышки и выбираем Параметры полей значений. Выберите, например, Количество, если необходимо анализировать не денежные показатели, а иные.
Иных несколько вариантов: количество, среднее, максимум, минимум, произведение, количество чисел, смещённое отклонение, несмещённое отклонение, смещённая диспрессия, несмещённая диспрессия).
Таблица 2.2. Отчёт с использованием Сводных таблиц.
Мы можем перенести Регион продаж в Фильтры. И у нас будет новый вид отчёта:
Таблица 2.3. Отчёт, изменяем вид.
В Сводных таблицах есть раздичные области: ФИЛЬТРЫ, СТОЛБЦЫ, СТРОКИ, ЗНАЧЕНИЯ. Попробуйте выбрать различные варианты для ваших данных. Вы можете два раза (или более) разместить в ЗНАЧЕНИЯ Сумму продаж. В таком случае, в Параметрах полей значений один из столбцов можно определить, как сумма; второй - количество (или что-то иное из Параметров полей значений).