Используя тот же отчёт, можно через Конструктор - Макет отчёта - Показать в табличной форме - Показать все подписи элементов привести отчёт к такому виду, как в Таблице 2.4.:
Таблица 2.4. Используем Конструктор.
Снова забываем, что мы делали таблицу по образцу и самостоятельно рассматриваем, что можно сделать в Конструкторе для обработки информации, которая имеется в вашей компании:
Промежуточные итоги (Не показывать промежуточные итоги, Показывать все промежуточные итоги в нижней части группы, Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы, Включить отобранные фильтром элементы в итоги);
Общие итоги(Отключить для строк и столбцов, Включить для строк и столбцов, Включить только для строк, Включить только для столбцов);
Макет отчёта(Показать в сжатой форме, Показать в форме структуры, Показать в табличной форме, Повторять все подписи элементов, Не повторять подписи элементов);
Пустые строки(Вставить пустую строку после каждого элемента, Удалить пустую строку после каждого элемента).
Вы можете выбрать Параметры стилей Сводной таблицы: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Чередующие строки, Чередующиеся столбцы.
Стили сводной таблицы представлены в Excel образцами. Необходимо с использованием стрелки открыть и выбрать нужный макет. Попробуйте различные варианты - уверена, что найдёте то, что будет выглядеть лучшим именно для вас.
Попробуйте самостоятельно выбрать более подходящие вам варианты по всем параметрам.
При обработке таблиц будет правильным импользовать возможность контроля пустых строк. Дл яэтого необходимо правой кнопкой мышки активировать в меню пунк Параметры сводной таблицы. В для пустых ячеек отображать поставить "0" или, к примеру "нет информации". В таком случае будет возможность обратить внимание на пустую ячейку и разобраться в наличии отклонений.
При создании отчётов не стоит забывать о существовании рядом с Конструктором - такой возможности, как Анализ - вставить Срез или вставить Временную шкалу.
Таблица 2.5. Вставить срез.
Мы выбрали регион продаж и появилась возможность одним щелчком мышки выбирать отчёт только для определённого региона.
Таблиа 2.6. Срез по региону продаж.
В таком виде, как в Таблице 2.7., появляются варианты для выбора Региона продаж, по которому необхожимо создать отчёт.
Таблица 2.7. Срез создан.
Мы выбираем один из регионов. Видим Таблицу с группами, наименованиями и суммами, именно по тому региону.
Думаю, что вы уже обратили внимание на столбец с наименованием Сумма по полю Сумма продаж.
Чтобы изменить название столбца, необходимо выполнить следующие шаги:
Активируем любую ячейку данного столбца;
Нажимаем правую кнопку мышки;
Выбраем Параметры полей значений;
Пользовательское имя -> Можно обрезать и оставить Сумма продаж. Или заменить на любое другое, которое вам нужно.
Нажимаем ОК и в таблице видим, что название столбца изменилось.
Таблица 2.8. С использованием среза выбираем один из Регионов продаж.
В Excel есть возможность формировать новые формы отчётов путём создания ссылок на Сводную таблицу:
Там же, в Анализ есть Источник данных. При нажатии на эту функцию Excel появляется окно, где видно с какой из таблиц мы работаем. Если таблиц мало, то информация не имеет значения. Если таблиц собралось много, то стоит сформировать отдельный лист типа Содержание, где вывести список таблиц с той информацией, которая в них внесена. Время, потраченное на создание этого содержания в дальнейшем окупится. Особенно, если создать Гиперссылки. Как это работает (Гиперссылки для контроля и экономии времени) подробнее покажу в Главе 7.2. Контроль закупок материалов в производстве. Было применено на практике в компании с одним из направлений деятельности - металлообработка.