В третейском разбирательстве стадия подготовки дела к рассмотрению разделена на два блока: это подготовительные действия, совершаемые аппаратом третейского суда, и действия, совершаемые составом суда, рассматривающего дело. Подавляющее большинство действий по подготовке рассмотрения дела по существу производит аппарат суда. При подготовке дела к рассмотрению основная задача аппарата третейского суда состоит в формировании состава суда для рассмотрения дела, определении и уведомлении сторон о месте, времени, языке третейского разбирательства. Совершение всех этих действий может быть совершено как одним судебным актом — определением, так и несколькими определениями, в зависимости от конкретной ситуации и положений регламента данного третейского суда. В результате подготовительных действий третейский суд должен уведомить стороны о начале процедуры третейского разбирательства, о времени и месте рассмотрения спора.
Дата и время третейского разбирательства определяются аппаратом суда с учетом возможностей в указанный срок организовать проведение судебного заседания, уведомить стороны и дать им возможности представить доказательства и выработать правовую позицию по спору. Способы и формы уведомления сторон избираются третейским судом самостоятельно. Надлежащей будет любая форма уведомления, если обеспечено доведение информации до каждой из сторон с фиксацией такого уведомления. Уведомление сторон о процедурных действиях регулируется в ст. 4 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации». Особенностью процедуры уведомления сторон в третейском разбирательстве является предоставляемая сторонам возможность согласовать порядок уведомления и адреса, по которым оно производится.
Место третейского разбирательства — это место проведения заседаний суда. Оно зависит от наличия соглашения сторон по этому вопросу и от того, является ли третейский суд постоянно действующим. В третейском суде для разрешения конкретного спора стороны могут по своему усмотрению договориться о месте третейского разбирательства. Если стороны не договорились об ином, то место третейского разбирательства определяется составом третейского суда для разрешения конкретного спора с учетом всех обстоятельств дела, включая фактор удобства для сторон. Если рассмотрение спора происходит в постоянно действующем третейском суде, то место третейского разбирательства определяется в соответствии с его регламентом. Если в регламенте третейского суда нет указания на место третейского разбирательства либо на порядок его определения, это место определяется составом третейского суда с учетом всех обстоятельств дела, включая фактор удобства для сторон.
Особое место в таком определении занимает предложение сторонам сформировать состав суда для рассмотрения спора. Процедура формирования состава суда содержится в регламенте суда, но возможно ее изменение с учетом соглашения сторон. Формирование состава третейского суда — процедура строго регламентированная, но существенно различающаяся в разных третейских судах. Помимо различий в процедуре формирования состава суда, естественно, для сторон не ясен и персональный состав третейских судей, которые войдут в коллегию по рассмотрению дела, или фигура единоличного судьи. Состав третейских судей для рассмотрения спора должен быть доведен до сторон третейского разбирательства, что необходимо для обеспечения им права на отвод третейского судьи.
В силу п. 1. ст. 42 Федерального закона «О третейских судах в Российской Федерации», а также аналогичных положений п. 2 ст. 233, п. 2 ст. 239 АПК РФ, п. 2 ст. 421 и п. 1 ст. 426 ГПК РФ, если сторона, против которой принято решение третейского суда, не была должным образом уведомлена об избрании третейских судей, то решение третейского суда может быть отменено государственным судом или может быть отказано в выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения третейского суда. Аналогичные последствия наступают в случае, если третейский суд нарушил порядок уведомления о времени и месте заседания третейского суда либо сторона по другим уважительным причинам не могла представить третейскому суду свои объяснения.
В случае если полномочия третейского судьи прекратятся, он подлежит замене. Порядок замены такого судьи зависит от того, в каком порядке и какой из сторон он был выбран или же назначен. Соответственно при его выбытии назначение нового третейского судьи производится в том же порядке, в каком был назначен или избран выбывший судья.