Нельзя не остановиться на ситуации, когда направляемые ответчику третейским судом исковые материалы ему не вручаются и возвращаются почтовой службой по причине отсутствия (выбытия) адресата (ответчика) по указанному адресу. В таких случаях следует предложить истцу принять меры к установлению места нахождения самого ответчика либо его органов (президент, генеральный директор и т. п.) Как правило, в этих ситуациях истец путем разумного наведения справок должен решить эту проблему. С этой целью направляются запросы в административные и регистрационные учреждения, в иные инстанции. Если такие действия не привели к нужному результату и место нахождения ответчика установить не удалось, все доказательства, подтверждающие принятие таких мер, истец представляет третейскому суду. Задача суда — оценить действенность этих мер. В том случае, если суд признает, что принятые меры были разумными и исчерпывающими, можно констатировать следующее. Переписка велась по последнему известному адресу ответчика, принятыми мерами не удалось установить его место нахождение. С учетом этих обстоятельств можно считать ответчика уведомленным о характере спора, размере исковых требований, основаниях их возникновения, составе суда и времени заседания. Тогда можно принять решение по существу спора. Конечно, в мотивированном решении, которое примет третейский суд, следует отразить те меры, которые принимал истец по установлению места нахождения ответчика, и их оценку составом третейского суда.
Одно пожелание по технике проведения заседаний. Иногда приходится оказываться свидетелем такой сцены. Представитель стороны, давая пояснения по иску, излагая свою позицию, говорит при этом о вещах, явно не соответствующих действительности либо просто противоречащих законодательству. Недопустимо, когда в такой ситуации третейский судья начинает полемику с этим представителем, указывая на его заблуждение и неправильность суждений по тому или иному вопросу. Никогда и ни при каких обстоятельствах этого не следует делать, нельзя полемизировать со сторонами в заседании. В данном случае задача третейского судьи — внимательно выслушать каждую сторону, уяснить ее позицию и сформулировать свою личную оценку спорной ситуации. На это, конечно, повлияют те доводы и аргументы, которые приведут стороны. При необходимости можно задать представителю стороны уточняющие вопросы, но не более.
Представление сторонами документов и материалов в процессе рассмотрения иногда приобретает самое серьезное значение. Нередко ответчики, желая затянуть рассмотрение дела, избирают соответствующую тактику и на каждом заседании представляют новые документы. Каждый новый материал требует ознакомления и изучения как составом третейского суда, так и другой стороной, а все это требует времени. Чтобы поставить заслон на пути таких непорядочных действий, следует ввести в практику правило, заключающееся в следующем. Необходимо объявить сторонам, что каждая из них вправе до какого-то определенного числа (до дня заседания) представить документы и материалы в обоснование своей позиции по делу, а документы, представленные позже, к рассмотрению приниматься не будут. В противном случае процесс может принять затяжной характер.