Джона попросили отвечать на некоторые телефонные звонки самостоятельно. Например, он информирует заказчиков о диапазоне услуг, предоставляемых фирмой Quick Couriers, и регистрирует жалобы. Он также разбирается с тем, что случилось с посылками, и обязательно делает ответные звонки заказчикам. Теперь он имеет доступ к базе данных RoutePlan на компьютере Питера благодаря недавно установленному сетевому каналу между их компьютерами.
Для отслеживания всех сообщений и телефонных звонков Джон создал новую базу данных, TelLog. Джон использует TelLog для регистрации всех телефонных звонков и для назначения им категорий и кодов приоритета.
Вопросы:
1. Что вызвало развитие Службы Service Desk?
2. Какой тип Службы Service Desk первоначально использовался для данного процесса?
3. Какая информация об инциденте существенна при обработке обращения (звонка)?
4. Приведите примеры категорий и приоритетов.
5. Кому может позвонить Джон, если он не в состоянии решить проблему?
6. Эффективная связь с ремонтной мастерской имеет существенное значение. Какой термин используется для этого в библиотеке ITIL?
7. Как может фирма Quick Couriers убедиться в том, что обращения по инцидентам не пропущены, и кто отвечает за это?
8. Оказывается ли в данном случае поддержка бизнес-операциям (Business Operations support)? Если да, объясните как.
9. Какие информационные каналы к другим системам хотели бы вы создать, и с какой целью?
10. Какой отчет должен Джон представлять Питеру и Джейн?
A.3. Управление Проблемами
Благодаря базам RoutePlan для разработки маршрутов, TelLog для регистрации звонков и ConFig для регистрации инвентаря улучшился сервис и уменьшилась рабочая нагрузка. Фирма Quick Couriers теперь имеет тридцать курьеров на маршрутах, а Джон и Джейн поженились, и свадебной "машиной", конечно же, был велосипед-тандем.
Джон теперь использует базу RoutePlan для планирования маршрутов. Привлекаемый к работе студент отвечает на телефонные звонки и может решить большую часть инцидентов с помощью предоставляемой Джоном документации. При возникновении новой проблемы, студент обращается за помощью к Питеру, Джону или Джейн, и затем документирует решение так, чтобы его можно было легко отыскать в следующий раз. Если курьер задерживается в пути из-за проблемы с велосипедом, студент из службы Service Desk отправляет запасную деталь на этот маршрут со следующим курьером. Если курьер не может справиться с проблемой, Питер доставляет ему другой велосипед на трейлере.
Однако Питера все еще беспокоит количество ремонтов дорожных велосипедов. Гоночные велосипеды легко ломаются, и они находятся в постоянном использовании. Все в значительной степени зависит от того, как курьеры преодолевают бордюры и выбоины. У фирмы Quick Couriers возникает впечатление, что велосипеды марки А меньше подвержены износу, чем велосипеды марки В, но в этом нет уверенности. Некоторые узлы выходят из строя более часто, чем другие, но непонятно, виновато ли в этом использование, сборка или модель.
Причиной беспокойства Джейн является количество потерянных посылок. Хотя они в конце концов обнаруживаются, она думает сделать работу курьеров более надежной. Курьеры получают премии за производительность, существует также приз за максимальное среднее число доставок в час. Но Джейн все же хочет получать больше информации об эффективности их работы и обслуживании заказчиков, чтобы при необходимости проводить инструктаж.
Джона попросили более глубоко проанализировать данные в базах TelLog, RoutePlan и ConFig для определения скрытых причин недостатков. Он предполагает, что ему придется объединить большое число архивных данных и провести анализ тенденций изменения.
Вопросы:
1. Что вызвало разработку этого процесса?
2. Кто вовлечен в процесс и в какой роли?
3. Какие действия предпринимает Джон и с каким результатом?
4. Какую информацию хочет получить Джон от других систем?
5. Приведите примеры проблем и известных ошибок.
6. Каковы действия Джона в отношении известных ошибок?
7. Какие выводы Питер предоставляет Джейн и Джону?
А.4. Управление Изменениями
Изучая скрытые причины недостатков в работе курьеров, Джон узнал много полезного. Например, он обнаружил, что дисковые тормоза одной марки изнашиваются быстрее, чем другой, что некоторые курьеры более часто повреждают велосипеды по сравнению со своими коллегами, и что некоторые посылки теряются потому, что их кладут не в те курьерские трейлеры.
Джон дал некоторые рекомендации по этим проблемам. Так как эти рекомендации касались областей, которыми занимались Джейн и Питер, он обсудил с ними потенциальное действие предложенных мер и объем необходимой работы по их реализации. События прошедшей недели обсуждаются на еженедельных собраниях в понедельник утром. Поскольку предполагается, что Джон будет давать предложения по улучшениям работы регулярно, то теперь у него есть своя повестка дня и перечень предлагаемых действий.
Питера попросили испытать новый тип тормозов. После этого он собирается составить график обслуживания, на основе которого будет проводиться поэтапная замена тормозов. Работа по замене тормозов будет идти одновременно с плановым обслуживанием для того, чтобы велосипеды не выводились из эксплуатации слишком надолго или слишком часто.
Будут опробованы предложения по структурированному подходу к сортировке и распределению посылок, а также проведены собрания с курьерами, чьи велосипеды слишком часто ломаются.
Вопросы:
1. Что вызвало разработку этого процесса?
2. Кто вовлечен в процесс и в какой роли?
3. Какие действия предпринимаются после того, как Джон представил свои предложения?
4. Опишите, как бы вы тестировали различные предложения, в том числе требуется ли план возврата к начальному состоянию. Что могло бы быть включено в план тестирования?
5. Что учитывается в планирование модификаций? Определите слабые места, риски, необходимые ресурсы и ожидаемое воздействие.
6. Что необходимо для закрытия незавершенных мероприятий? Какой другой процесс может быть использован?
А.5. Управление Релизами
Когда курьеры доставляют посылки заказчикам, они оставляют велосипеды на улице. Джон купил несколько надежных замков для предотвращения краж велосипедов. Велосипеды оснащены также отдельными замками на колесах и замками для трейлеров.
Запасные ключи Питер держит в коробке в ящике стола. Курьеры иногда теряют свои ключи, и приходится тратить много сил на поиски подходящего запасного ключа. По прошествии некоторого времени становится трудно определить, для каких замков потеряны также и запасные ключи. Фирме Quick Couriers приходится регулярно покупать новые замки, и сейчас, когда парк велосипедов расширяется, это обходится весьма дорого. Поэтому Питер решил улучшить введение ключами и их копиями.
Комплекты ключей определены для каждого велосипеда. Замки пронумерованы, и номера занесены в базу данных ConFig. Питер покупает шкаф для хранения ключей и их дубликатов.
Вопросы:
1. Что вызвало разработку этого процесса?
2. Кто вовлечен в процесс и в какой роли?
3. Какие действия необходимо предпринять перед тем, как использовать новый комплект ключей?
4. Какие действия предпринимаются перед тем, как курьер может получить новый комплект копий ключей?
5. Заменили бы вы весь комплект при выходе из строя одного замка? Как бы вы это назвали?
6. Какие действия вы бы предприняли при замене только одного замка? Как бы вы это назвали?
А.6. Управление Доступностью
Работы у фирмы Quick Couriers становится все больше. При выходе велосипеда из строя на его ремонт уходит слишком много времени, окончания которого курьер с доставляемой посылкой должен ждать на обочине дороги. Кроме того, если курьер заболел, нарушается весь график доставки. Заказчики начинают жаловаться на слишком долгую доставку.