ПРИМЕЧАНИЕ
По умолчанию для входа в программу используется имя пользователя – 1, и пароль – 1. Если при первом запуске у вас появилось окно ввода имени пользователя и пароля – введите эти данные, а затем вы можете отключить авторизацию в настройках программы путем установки флажка Отключить ввод по паролю.
Если вы хотите, чтобы нумерация приказов и договоров велась в программе автоматически – установите флажки соответственно Автоматическая нумерация приказов и Автоматическая нумерация договоров. Отметим, что иногда бывает целесообразно отключить режим автоматической нумерации – например, если вы вводите вы программу документы с уже присвоенными в делопроизводстве номерами, которые могут следовать не по порядку.
Справа вверху находятся параметры, с помощью которых можно настроить цветовое оформление курсора в окне списка сотрудников, а также полей, значения которых вводятся путем выбора из соответствующих справочников (например, при заполнении карточки сотрудника из справочника выбирается его должность, название отдела, в котором он работает, и др.). Чтобы выбрать подходящий цвет, щелкните мышью в Цвет курсора в журнале сотрудников или Цвет полей, заполняемых из справочников, после чего в открывшейся цветовой палитре щелчком мыши укажите требуемый цвет.
В области Настройки отчетов вы может указать формат вывода отчетов. С помощью переключателя Для вывода отчетов в Office использовать укажите требуемый формат – MS Office или OpenOffice.org. Если вы планируете формировать кадровые документы для государственных служащих, установите флажок Форма Т2ГС для муниципальных служащих – в этом случае программа будет генерировать документы в соответствии с утвержденной формой Т2ГС.
Для просмотра фотографий работников предприятия можно использовать обозреватель Internet Explorer либо любую другую установленную на компьютере программу. Выбор программы осуществляется в области Настройка вывода изображений сотрудников. По умолчанию предлагается использовать для этого Internet Explorer. Чтобы выбрать другую программу, установите переключатель в положение В выбранную программу, нажмите расположенную справа кнопку Выбрать, и в открывшемся окне по обычным правилам работы в Windows укажите путь к исполняемому файлу требуемой программы. После этого в расположенном ниже поле Название выбранной программы можете ввести текст, который отобразится на кнопке вызова данной программы для просмотра изображения.
Настройка базы данных
После настройки параметров программы необходимо настроить ее базу данных. Как мы уже отмечали ранее, в программе «Сотрудники предприятия» вы можете вести кадровый учет сразу по нескольким организациям, при этом каждой организации будет соответствовать своя база данных. Следовательно, прежде чем приступить к работе, вам необходимо завести хотя бы одну базу данных. О том, как выполняется настройка баз данных, мы расскажем в данном разделе.
Для перехода в режим настройки базы данных и выбора организации для работы используйте в главном меню пункт Выбор организации или команду Сервис ▶ Настройка организации, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+B. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.3.
Рис. 1.3. Выбор базы данных
В данном окне осуществляется выбор базы данных для работы. Структура этого интерфейса такова: в верхней его части в поле Текущая установленная база отображается название базы данных, которая используется в данный момент. Слева приводится перечень имеющихся баз данных (обычно он соответствует числу организаций, по которым в программе ведется кадровый учет), справа отображается список сотрудников той базы данных, на которой установлен курсор. В нижней части окна находятся инструменты, предназначенные для выполнения соответствующих действий.
По умолчанию в программе имеется база данных. Вы можете использовать ее, внеся в нее соответствующие изменения (о том, как редактировать базу данных, мы расскажем позже), а можете – создать новую базу данных. Для этого нужно нажать кнопку, которая находится слева под списком баз данных (рис. 1.4).
Рис. 1.4. Кнопка создания базы данных
При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 1.5.