Аттестации должна предшествовать необходимая подготовительная работа. Действия уполномоченных должностных лиц, связанные с организацией и проведением аттестации позволяют более глубоко изучить кадры, улучшить их подбор, расстановку и использование, укомплектовать многие участки производства квалифицированными специалистами.
В период подготовки к аттестации на предприятии должны определиться сроки проведения аттестации, состав работников, подлежащих аттестации, должностные лица, входящие в аттестационную комиссию, подготавливаются документы на аттестуемых, а также осуществляется разъяснительная работа о целях и порядке проведения аттестации. То есть проводятся следующие действия:
1) составляется перечень работников, подлежащих аттестации;
2) подбираются на них необходимые документы (аттестационные листы в двух экземплярах, отзывы, характеристики на каждого работника, подлежащего аттестации);
3) назначаются сроки проведения аттестации, производится информирование работников предприятия о целях, порядке проведения аттестации;
4) готовится график проведения аттестации;
5) определяется состав аттестационной комиссии;
6) приводятся в соответствие с фактическими обстоятельствами дела должностные инструкции аттестуемых (согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих).
Для проведения аттестации руководитель предприятия, организации приказом назначает аттестационную комиссию (председателя, секретаря и членов комиссии) из числа руководящих работников, высококвалифицированных специалистов.
В необходимых случаях допускается назначение нескольких аттестационных комиссий.
Заседания аттестационной комиссии должны проводиться в дни и часы, установленные утвержденными графиками проведения аттестации. На заседании комиссии обязательно присутствие руководителя подразделения, в котором работает аттестуемый, при аттестации руководителя подразделения — его вышестоящего руководителя, в чьем подчинении находится данное подразделение. На заседании секретарем ведется протокол. В нем указываются: дата проведения заседания, список присутствующих членов аттестационной комиссии, ее председатель и секретарь; фамилия, имя, отчество, занимаемая должность и место работы аттестуемого (подразделение); краткое сообщение аттестуемого о его работе; заданные аттестуемому вопросы, ответы; оценка деятельности аттестуемого и результаты голосования (количество голосов за и против оценки деятельности аттестуемого); рекомендации аттестационной комиссии. Указанный протокол подписывается ее председателем и секретарем.
Протоколы являются основным документом, содержащим информацию, необходимую для подведения итогов аттестации, составления отчетов о ходе ее проведения и результатах. Протоколы хранятся в отделе кадров.
На заседании аттестационная комиссия рассматривает представленные на аттестуемого документы (аттестационный лист, отзыв (характеристику) и аттестационный лист предыдущей аттестации), заслушивает сообщение аттестуемого о его работе, достигнутых успехах, выясняет, как планирует и организует аттестуемый свой труд, какие имеются недостатки в его работе, в чем он видит возможности улучшения организации труда, как аттестуемый повышает квалификацию и общеобразовательный уровень.
Члены аттестационной комиссии вправе задавать необходимые вопросы, должно происходить обсуждение профессиональных качеств и работ аттестуемого.
На основе данных, определенных в результате проведенной аттестации, с учетом обсуждения результатов работы и деловых качеств работника аттестационная комиссия открытым голосованием дает одну из следующих оценок деятельности работника:
1) соответствует занимаемой должности;
2) соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;
3) не соответствует занимаемой должности.
В голосовании участвуют члены аттестационной комиссии, присутствующие на заседании. Члены аттестационной комиссии имеют право голосовать только один раз. Принимается оценка, за которую подано большее количество голосов. Данная комиссией оценка и рекомендации аттестационной комиссии заносятся секретарем в аттестационный лист.