Даты, когда необходимо сдавать проекты и писать контрольные, на самом деле, фиксируются дважды: один раз в ее ежедневнике и один раз в ее долгосрочном планере. Однако шаги, которые необходимо предпринять для написания работы, и время, которое ей нужно на подготовку к тестам, отражаются только в ее ежедневнике. (Конечно, это не безусловное правило. Без сомнения, вы можете записать этапы выполнения будущих проектов в свой долгосрочный планер тоже. Однако я предпочитаю не засорять его огромным количеством деталей.)
Что еще примечательного в ежедневнике Линдси? Она хорошо расставила приоритеты: задания, которые нужно подготовить на завтра, помечены цифрой «1», те, которые нужно сдавать позже, стоят под номером «2» или даже «3». Она добросовестно записала время, которое она хотела бы потратить на выполнение каждого из них, и отметила также, сколько она его потратила на них в действительности. И она сэкономила время для поиска телефонных номеров, записав их прямо в ежедневнике.
Однако Линдси не так успешно определяет время, которое ей требуется для выполнения домашней работы, как хотелось бы. С геометрией она всегда сидит дольше, чем она планирует, и ее лабораторная по биологии, очевидно, оказалась более сложной, чем она ожидала. Она запланировала пять часов на репетицию с группой – однако потратила все восемь. И возможно, именно поэтому она не успела начать писать свою работу по английскому. Непонятно также, запланировала ли она «время на макияж» на следующую неделю или нет.
Если вы начнете вести свой ежедневник таким образом, очень скоро вы почувствуете, что он – это ваша жизнь. Вы всегда будете носить его с собой, и для вас будет трагедией, если вы забудете его взять или, не дай бог, потеряете его где-то.
Повесьте свой долгосрочный планер на стену или положите его перед собой на рабочий стол, а ежедневник носите с собой везде. Все новые проекты, дела, встречи и тому подобное сразу заносите в свой ежедневник. Затем переносите ключевые даты в свой долгосрочный планер.
Запомните: даже если это простое задание, которое вы точно закончите в течение недели (например, прочитать страницы 201–274, подготовиться к небольшому тесту, проверить работу на наличие ошибок), – оно должно быть в вашем ежедневнике.
Однако если это сложное задание, которое требует нескольких подходов и для выполнения которого потребуется неделя или больше, то окончательная дата сдачи должна быть занесена в ваш долгосрочный планер, а отдельные шаги стоит записать в ежедневник.
А если на горизонте показался серьезный тест, то вы можете воспользоваться Предтестовым Органайзером, который я включил в конец этой главы. Вам никогда не придется беспокоиться о том, что у вас нет необходимых материалов, если вы действительно готовы учиться.
Цыплят по осени считают
Чтобы любая система тайм-менеджмента заработала, ее необходимо использовать регулярно. Прежде чем продолжить, выберите для себя время в конце недели (воскресенье – идеальный вариант), когда вы сможете сесть и спланировать предстоящую неделю. Вы не должны тратить на это огромное количество времени. Возможно, вы потратите всего лишь полчаса на то, чтобы просмотреть свои дела на следующую неделю и выделить время на выполнение домашних заданий.
Несмотря на то что это всего лишь полчаса, это будет лучшее время в течение недели, потому что вы будете «пожинать плоды» работы в течение этого короткого периода всю следующую неделю и даже после нее!
Прежде всего, определите, что из того, что вам предстоит сделать в течение недели, еще не зафиксировано в вашем ежедневнике. Посмотрите на свой долгосрочный планер и определите, какие задания необходимо выполнить на этой неделе для крупных учебных проектов. Добавьте все дополнительные задания, которые должны быть сделаны, начиная с подарка на день рождения вашей сестры и ежемесячной встречей волонтеров и заканчивая домашней работой, которую задали совсем недавно.
Не забывайте разбивать долгосрочные или сложные проекты на небольшие, пошаговые задания, которые можно включить в ваше расписание. Генри Форд говорил: «Никакое дело не покажется невыполнимым, если разбить его на мелкие части». Так и родилась идея о конвейере.
Составив список дел, вы можете переходить к следующему шагу – расстановке приоритетов.
Расстановка приоритетов