Коммерческие организации, которые занимаются закупками на регулярной основе, используют и конкурсы, и запросы котировок, только в несколько упрощенной и адаптированной форме, что порой изменяет эти процедуры до неузнаваемости.
То, что по сути является конкурсами, коммерческие закупщики обычно называют «тендерами» и проводят их так, как взбредет им в голову, либо так, как скажет руководство компании. Запрос котировок чаще всего носит форму устных запросов, или, проще говоря, превращается в обзвон потенциальных поставщиков с просьбой сделать предложение о поставке товара.
Первое время процесс тендеров или запроса котировок протекает достаточно сумбурно. Однако со временем практически каждый закупщик нарабатывает свою «базу» надежных поставщиков, соответствующих формату его компании, к которым при возникновении определенной потребности обращается в первую очередь. Именно у постоянных поставщиков в первую очередь запрашиваются предложения на товар, уточняются цены текущих предложений, чтобы путем сравнения и дополнительных переговоров сделать наиболее удачный выбор.
В любом случае вариантов не так много, и, начав закупочную деятельность, вы обязательно получите возможность изучить их все на практике.
Если суммировать вышесказанное, получится следующий алгоритм подготовки к закупочной деятельности (табл. 1).
Таблица 1. Шаги познания закупок
| Предмет изучения | Шаг | Содержание шага | Шаг | Содержание шага | Шаг | Содержание шага | Шаг | Содержание шага |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Объекты и субъекты закупок | 1 | Приобретение теоретических знаний | 2 | Получение практических знаний | 3 | Первый опыт работы | 4 | Выход на рынок в качестве закупщика |
| Товар | 1 | Получение информации из внешних источников | 2 | Получение информации из личного опыта | 3 | Углубление полученных знаний | 4 | Извещение участников рынка о наличии у вас потребностей в определенном товаре (анонсирование потребностей в СМИ или на сайте компании) |
| Рынок | 1 | Знакомство с рынком | 2 | Изучение рынка | 3 | Выход на рынок | 4 | |
| Закупки | 1 | Изучение теории закупок, нормативной базы, существующего опыта | 2 | Выбор оптимальных способов, методов, структуры и организации закупок | 3 | Личное общение с контрагентами (потенциальными поставщиками, другими закупщиками) | 4 | |
| Ваша компания | 1 | Формулировка и осознание цели планируемых закупок | 2 | Составление плана действий | 3 | Разработка концепции имиджа «выгодного клиента» | 4 |
Таким образом, после того, как вы последовательно сделаете три шага в сторону познания каждого из интересующих вас вопросов, а именно товара, рынка, закупок и корпоративного самосознания, уровень вашей подготовки по всем четырем направлениям должен оказаться примерно одинаковым, вне зависимости от того, каков был начальный уровень.
И тогда вы можете смело обнародовать информацию о том, что вы — замечательная компания, которая готова осуществлять закупки по интересующему вас товарному направлению и с которой очень выгодно и приятно сотрудничать (рис. 2).
Рис. 2. Основные шаги организации закупок «с нуля»
После того как вся предварительная работа будет сделана, можно переходить к следующему шагу: начать формировать базу поставщиков и выстраивать с ними отношения, планомерно собирая, накапливая и анализируя информацию о них и опыт сотрудничества.