Счета, обслуживающие бухгалтерский баланс, соответственно делению баланса на «Актив» и «Пассив» разделяются на две категории: «активные» и «пассивные». Отнесение конкретного счёта к той либо иной категории определяется тем, какой раздел “Плана счетов бухгалтерского учёта” конкретный счёт обслуживает. В активных счетах столбец записи прихода учитываемых параметров хозяйственной деятельности разположен слева и все активные счета имеют дйбетовые сальдо (на рис. 12 показан активный счёт с дебетовым сальдо). В пассивных счетах столбец записи прихода учитываемых параметров хозяйственной деятельности разположен справа и все пассивные счета имеют крйдитовые сальдо.
Некоторые из счетов могут быть как активными, так и пассивными, что определяется тем в дебет либо в кредит попадает на предшествующем учётном периоде его конечное сальдо, если его записать со знаком « + ». Таков, например, счёт «Прибыли и убытки». Он может открыться в начале отчётного периода с дебетовым начальным сальдо, а завершиться в конце отчётного периода кредитовым конечным сальдо, вследствие чего на следующем отчётном периоде этот счёт будет пассивным. Если бы его конечное сальдо записать в дебет, то пришлось бы поставить знак минус.
Бухгалтерский баланс и система Т-образных счетов построена так, чтобы изключить чередование знаков « + » и « - », открывающее возможность ошибки в знаке. Поэтому все числа считаются положительными, но результаты с алгебраически разными знаками записываются в разные столбцы счетов. Соответственно, если при вычислении сальдо алгоритмически безупречно получается отрицательный результат, то он со сменой знака переходит на другую половину Т-образного счёта либо баланса.
В повседневной жизни имеет место безсознательная тенденция оценивать «пассивное» как худшее, а «активное» — как лучшее. По отношению к бухгалтерскому учёту от таких безсмысленных оценок следует отказаться. В частности, структура бухгалтерского баланса построена так, что кредитовое сальдо счёта «Прибыли и убытки» является прибылью и попадает в «Пассив» баланса, если же этот счёт завершается дебетовым сальдо, то это убытки и они попадают в «Актив» баланса.
Балансовая система бухгалтерского учёта на основе Т-образных счетов основана на двукратном учёте одного и того же акта хозяйственной деятельности предприятия. Всякая операция записывается по дебету одного счёта и по кредиту другого, либо по кредиту одного и дебету другого.
Чтобы понять, как система Т-образных счетов и двукратного учёта в них связана с балансом, обратимся к рис. 13, на котором изображен бухгалтерский баланс и некоторые функционально специализированные счета. Названия счетов условные, но что-то подобное есть в реальных сводах (планах) счетов бухгалтерского учёта.
Предположим, что настало время выплаты заработной платы персоналу. Этот процесс в бухгалтерии выглядит так:
· начислить зарплату — учётная запись: “К «Зарплата» 1500”;
· себестоимость продукции, произведённой, но ещё не переданной заказчику, в результате начисления зарплаты возросла — учётная запись: “Д «Продукция» 1500”;
· наличные деньги необходимо снять с расчётного счёта, общего для финансового учёта на микроуровне (предприятие) и макроуровне (производственно-потребительская система) и поместить в кассу предприятия — учётные записи: “К «Расчётный счёт» 3000”; “Д «Касса» 3000”;
· выдача зарплаты персоналу на руки: “К «Касса» 1500”; “Д «Зарплата» 1500”.
В этих записях заглавные буквы «К» и «Д» обозначают кредиты и дебеты счетов, названия которых указаны после них, далее идут суммы учётные суммы.
В реальных бухгалтерских документах обычно запись осуществляется в несколько иной форме: “Д № счёта, К № корреспондирующего[106] счёта, сумма перечислений” либо “К № счёта, Д № корреспондирующего счёта, сумма перечислений” в зависимости от характера операции. Например, учредители предприятия решили 2000 из 3000 неразпределённой прибыли направить на увеличение уставного капитала: “Д «Н. прибыль», К «Уст. капитал», 2000”.
Каждая такая запись в западной терминологии называется «трансакцией», а в русской — «бухгалтерской проводкой».
106
«Корреспондирующим» называется счёт, к которому первый счёт адресуется при перечислении учитываемого на нём хозяйственного фактора.