Передайте приведенный выше список вопросов и проектную заявку со всеми документами и обоснованиями нескольким независимым от процесса планирования людям (друзьям, знакомым, сотрудникам международных организаций), попросите их ответить на вопросы, а лучше – оценить каждый из критериев, проставив ему оценку от 1 до 5 баллов. Посмотрите, какие вопросы вызывают сомнения, и попробуйте изменить акценты в документе так, чтобы эти сомнения исчезли.
Понятно, что добиться полного соответствия реального проекта всем перечисленным критериям невозможно, поэтому приходится искать компромиссные решения. Постарайтесь, чтобы их было как можно меньше, – каждый из них снижает конкурентоспособность вашего проекта.
И последнее замечание. Если вы твердо знаете, что ваш проект – лучший, более того, имеете для этого обоснованные аргументы, а донор отказал вам в финансировании – не огорчайтесь и не отступайте. Вы потратили массу усилий для подготовки самого лучшего проекта, нашли самое оптимальное решение важной проблемы, а это значит, что вы имеете серьезные аргументы для ведения переговоров с другими донорами. Ищите их! Если же у вас есть сомнения, что вы их найдете, – возможно, вы все-таки неискренни сами с собой, и требуется более строгая предварительная оценка результатов своего труда.
МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА ПРОЕКТА (MONITORING AND EVALUATION)
Кратко о том, что такое мониторинг и оценка, мы уже говорили в главе «Проектный и процессныт подход к управлению деятельностью». Рассмотрим эти вопросы немного подробнее, в частности, поговорим о том, насколько они пересекаются с процессом планирования проекта.
КАКОВЫ ОТЛИЧИЯ ПРОЦЕССОВ ОЦЕНКИ И МОНИТОРИНГА ПРОЕКТА?
Сначала поговорим об отличиях процессов мониторинга и оценки проекта. Оценка проекта чаще всего производится один раз, по итогам его реализации. Целью проведения оценки является проверка того, что произведенная деятельность повлекла за собой определенный эффект, что цель проекта достигнута, запланированные изменения в жизни целевой группы имели место. Попросту говоря, что мы работали не зря, достигли запланированного результата, несмотря на все преграды, встретившиеся нам на пути.
Мониторинг же производится на протяжении всего проекта. Его целью является отслеживание текущего положения дел и контроля тех изменений, которые мы производим, с помощью набора показателей. В процессе мониторинга может контролироваться все, что угодно, – главное, чтобы с помощью показателя можно было отследить существенные для проекта изменения.
Планирование мониторинга производится в процессе определения показателей, средств проверки и составления графика мероприятий: разрабатывается система мероприятий мониторинга. Именно поэтому мы занимаемся этим вопросом на этапе планирования.
Показатели, согласно которым осуществляется оценка проекта и которые мы включили в ЛСС как плановые, могут быть достаточно дорогостоящими, а на их получение может быть затрачено значительное количество времени. Оценка проекта обычно закладывается в бюджет проекта, ее результаты попадают в отчет о проекте, который затем предоставляется финансирующей стороне либо вышестоящей организации. Курирует оценку непосредственно руководитель проекта.
Показатели мониторинга, наоборот, должны быть легко доступны, надежны, их получение – недорогим и не требовательным к времени. Ведь их роль – дать своевременный сигнал о возможных проблемах, по которому будет запущен механизм системной диагностики, анализа и корректировки плана действий.
Отвечает за мониторинг представитель команды исполнителей, причем на разных этапах проекта этим могут заниматься разные люди. Важно только то, чтобы они знали (а желательно и понимали), в какой ситуации нужно начинать «бить тревогу» и беспокоить руководителя проекта. Статистика, собираемая в результате проведения мониторинга, периодически предоставляется ответственным за выполнение отдельных этапов проекта лицам.
И оценка, и мониторинг могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние мониторинг и оценка проводятся силами команды исполнителей проекта, внешние, соответственно, производятся сторонними организациями или специалистами.
Приведем еще один «медицинский» пример. Предположим, какому-то человеку проведена операция. Для слежения за состоянием пациента, в зависимости от множества факторов, применяются различные методы, мы же предположим, что пациенту нужно регулярно измерять температуру. Вероятно, в первые сутки после операции этот процесс производится часто (скажем, каждые три часа), впоследствии (если все хорошо) – реже, скажем, два раза в сутки. Измерением температуры занимается медицинская сестра или сиделка – исполнитель, анализирует полученные данные за сутки врач – более квалифицированный работник. Если температура неожиданно поднимется, медсестра обязана сразу сообщить об этом врачу, чтобы тот срочно принял меры. В составе этих мер наверняка будет как минимум получение и отслеживание изменения дополнительных показателей, а как максимум – оперативное диагностирование возможных проблем. Описанный процесс является мониторингом.