Переключение между задачами увеличивает время выполнения
Вы можете подумать: «Да какая разница! Как бы мы ни выполняли задачи — по одной за раз или частями, перепрыгивая между несколькими задачами, — на них уходит одинаковое количество времени!» На первый взгляд это действительно так, но на деле картина совершенно иная. Если заставлять работать в многозадачном режиме мозг, который способен осмыслить за раз только одну задачу и ее контекст, то на выполнение каждой задачи уйдет гораздо больше времени.
Предположим, у вас есть три задачи, примерно на 30 минут каждая. То есть выполнение всех должно занять 90 минут. Теперь предположим, что вы переключаетесь между этими задачами. Как видно на рисунке, теперь на выполнение каждой задачи уходит 60 минут, поскольку каждая из них прерывается двумя другими. Такое увеличение срока исполнения может привести к проблемам, когда вы сотрудничаете с коллегами в одной команде и от скорости вашей работы зависят другие люди.
Представьте, что в рамках проекта вам поручили задачу и дали на ее выполнение 30 часов. Однако вы параллельно занимаетесь другими делами, поэтому выполняете эту задачу за 60 часов. Как это часто бывает в организациях, продукт вашего труда является исходным материалом для работы других людей. Поэтому они ждут от вас результата, чтобы начать свою часть работы. Поскольку вы тормозите, они берутся за другую задачу, «чтобы не терять время». В результате каждое звено цепи пытается работать в многозадачном режиме, сроки реализации проекта выходят из-под контроля и существенно удлиняются.
Представьте себе такую ситуацию: вы подходите к кассам в супермаркете и видите три очереди:
в первой из них стоит один человек с 40 товарами в тележке;
во второй стоят четыре человека, и у каждого в тележке по десять товаров;
в третьей стоят четыре человека, у каждого по пять товаров в тележке, но все они кричат, что очень спешат. Изобретательный кассир пытается обслужить одновременно всех четырех покупателей при помощи одного кассового аппарата (то есть использует пресловутую многозадачность). Он пробивает:
два товара для первого покупателя;
три товара для второго покупателя;
еще три товара для первого покупателя;
пять товаров для третьего покупателя;
один товар для второго покупателя;
два товара для четвертого покупателя;
еще один товар для второго покупателя, и т.д. и т.п.
Какую очередь вы выберете? Какому кассиру потребуется больше времени на обслуживание покупателей, а какому — меньше всего? Какой из кассиров может сделать больше ошибок, а какой — меньше? Наконец, какой кассир устанет быстрее других?
Очевидно, что третий кассир и его покупатели находятся в наихудшем положении. Но именно так работаете и вы, когда пытаетесь функционировать в многозадачном режиме. Изо дня в день вы заставляете свой мозг уподобляться кассиру номер три, в результате чего существенно ухудшаете свою продуктивность, а не увеличиваете ее, как вы думаете!
Поэтому, когда вас просят что-либо сделать, вы должны прикинуть, сколько времени займет эта работа. И взять за правило никогда не вносить ее в список дел, а сразу же открывать свой ежедневник и находить свободное время, когда вы сможете отдельно ею заняться. Если у вас нет времени, чтобы выполнить эту работу целиком или по крайней мере большими частями, вам лучше отказаться от нее. Или отложить менее важные дела на более поздний срок. Или передать их другим. Если вы будете уделять свое внимание важной работе урывками, то она затянется у вас надолго, а качество ее окажется намного хуже, чем от вас ожидали. В результате вы разочаруете и других, и в первую очередь самого себя. (Подробнее об этом см. в третьей части книги.)
Переключение между задачами тормозит работу нашего мыслящего мозга и снижает ее качество: мозг занят, но не продуктивен
Хотели бы вы, чтобы вас оперировал хирург, который бегает еще между операционными столами, а в промежутке проверяет свою электронную почту? Хотели бы вы, чтобы ваш автомеханик, ремонтируя тормоза на вашем автомобиле, параллельно занимался бы еще несколькими машинами?
Думаю, вряд ли. И не только потому, что это займет больше времени. Просто вы понимаете, что это негативно скажется на качестве их работы и может оказаться опасным для вашей жизни.
Исключением можно назвать ситуации, когда после долгого обучения и практики рутинные задачи перестают требовать серьезной мыслительной деятельности и сознательной концентрации внимания: они передаются рефлекторному мозгу. Вот почему хирурги с многолетним опытом не делают ошибок, когда разговаривают на отвлеченные темы во время стандартных простых операций (но подобное поведение строжайше запрещено новичкам). Опытный водитель может вести машину и болтать с попутчиками — но лишь до тех пор, пока разговор не затрагивает серьезные темы, а ситуация на дороге остается спокойной. Опытный повар может приготовить обед из нескольких блюд без малейшей ошибки, при этом поддерживая разговор с гостями.
Но давайте продолжим наше сравнение с компьютером. Чем больше задач одновременно выполняет ваш компьютер или ноутбук, тем больше программ в нем открыто (и чем чаще ему приходится переключаться между этими программами) и тем ниже его производительность. Помню случаи, когда я открывал сразу по нескольку электронных таблиц, и тогда мой ноутбук замедлялся до скорости улитки. В этом отношении мыслящий мозг работает так же, как компьютер. Каждый раз, переключаясь между задачами, мы тратим на переключение время и энергию. Например, было установлено, что разработчикам программного обеспечения требуется целых 15 минут (!), чтобы снова вникнуть в работу после телефонного звонка25. Короче, вместо того чтобы позволить нашему мозгу расходовать максимальное количество времени и сил на работу, мы вынуждаем его тратить значительные ресурсы на то, чтобы абстрагироваться от одной задачи и вникнуть в другую.
У ИТ-специалистов есть очень емкий и точный термин для обозначения этой процедуры: переключение контекстов. Этими двумя словами сказано все! Всякий раз, когда вы переносите текст из редактора Word в программу PowerPoint, ваш компьютер не просто переходит от текста к слайдовому изображению и обратно, а переключает целые контексты.
Представьте, что вы создаете презентацию в PowerPoint и хотите вставить в нее данные из файла Word. На первый взгляд это выглядит просто: вы открываете текстовый файл, вырезаете нужный кусок, возвращаетесь в PowerPoint и вставляете его в слайд. Однако от ваших глаз остаются скрытыми куда более сложные процессы. Ваш компьютер должен поместить весь контекст PowerPoint в файл промежуточного хранения контекста, затем восстановить сохраненный контекст Word и перенести его в рабочую память, чтобы сделать эту программу доступной для использования. Если в промежутке между этими действиями вы решите проверить свою электронную почту, контексты обеих программ Word и PowerPoint помещаются в промежуточную память, и т.д. Запрограммировать контекстное переключение довольно сложно, так что эта функция наиболее подвержена ошибкам и сбоям, она потребляет много энергии. Если вы помните, первые модели iPhone не давали возможности переносить данные между программами, и сотни тысяч пользователей жаловались на отсутствие такой простой функции. Однако, как объяснили мне ИТ-специалисты, эта функция не так проста, как кажется: ведь она сопряжена со сложнейшей процедурой переключения контекстов.