В связи с тем, что распорядитель задач далёк от тонкостей проблемы и не представляет какой результат ему следует хотеть, он корректирует цель в процессе исполнения, по ходу поступления новых данных от подчинённых. Поручение успеет кардинально смениться несколько раз, прежде чем далёкий от бури исполнитель завершит нарезанную ему ещё утром «незадачу». Он как ответственный Лёша добросовестно и кропотливо будет искать нужные данные или подбивать какие-то цифры, в то время как в услугах его уже давно не нуждаются. Напоминает ситуацию, когда пароход уже пришвартовался в порту, а забытые в трюме кочегары продолжают изо всех сил кидать уголь в топку, сходя с ума от жары. У них задача!
Главное «исполнять срочность» без оглядки на весь этот бред и не думать о своих накапливающихся текущих делах – до них когда-то дойдёт свой черёд. Пока тушишь пожары, загорается уже собственная «накопилка», которую сам запустил в суматохе. Дальше будет по тому же сценарию: с разных сторон прибегут «помощнички» и обратив все взоры на тебя возмутятся:
– Ну и беспорядок тут у вас! Чего так запущено?
И так мечемся как неистовые от одного к другому, помогая решать «чужие» неотложные беды и думая друг про друга плохо.
Архив
От вашего электронного документооборота у меня уже ноги болят
/сотрудник Иван/
Госслужба – это работа с документами.
Ни одно действие не совершается без письма, отчёта или протокола. Бумага – элемент организации, без неё никуда! Из-за своей близости к социальной сфере, наш орган власти пишет особенно много. На мою персональную долю приходится 5-7 писем в день.
Несмотря на то, что давно уже введен электронный документооборот, бумаги всё равно много. Причем результаты своей деятельности положено подшивать и хранить как минимум 5 лет. Наш архив – это не полутёмное помещение со стеллажами и винтажной лесенкой, что показывают в кино, и не электронная библиотека, а обычное захламлённое рабочее место. Для того, чтобы в случае истерики, оперативно найти требуемый листочек основная масса бумаги складируется здесь же, в кабинете.
Сама подшивка делается не просто так «кому как удобно», а имеет определённые правила с номенклатурой и прочей лебедой. Всё должно быть более-менее логичным и общим, посему нельзя завести отдельную именную папку гигантского размера и складывать туда аккуратненько лишь свою переписку. Любыми материалами должен иметь возможность воспользоваться каждый из нас по первому свистку. Уволился, например, человек – это не значит, что отмирают все его наработки. Чтобы мы не изобретали каждый раз велосипед, пишутся единые инструкции и периодически проводятся проверки служащих на их соблюдение. Будь добр делай слаженно и не тормози!
На словах такое требование понятно, но как воплотить задумку на практике?
Документы очень часто имеют ветвистую структуру и охватывают всё на свете: это пришло оттуда, а это отсюда, но по громоздкому делу и с учетом вон того, а здесь бумаги совсем на разную тему, но написаны они в честь одного и того же жалобщика. Пока отыщешь для документа удобное место – начитаешься подшивок, и душа свернётся. «Здесь вот Я целый месяц страдал», – освежается в памяти, – «а вот за это меня чуть не уволили»… Папки наполнены родным прошлым, как старый армейский альбом.
Раз в месяц выбираю денёк посвободнее и начинаю наводить порядок.
Интегрировать свой материал в общие закрома для меня всегда большая проблема, поэтому откладываю до последнего.
Заботливо, как для родного питомца, отыскиваю документу подходящее местечко. Нельзя просто так зашить паЧет по поручению президента в папку «Железные дороги» или «Инновации», если нет соответствующей тематической связи. Даже обращения граждан должны быть упорядочены и связаны между собой. Если дядя Петя по какой-то причине повторно жалуется на свою жизнь (ну этот, знаете с 31-й квартиры), то будь добр, не дроби переписку с ним, и не размазывай её по всему шкафу, а отыщи его предыдущее дело и пополни свежими материалами.
Какой закономерности придерживаешься каждый раз? – нет сил отследить даже за собой. Вот, к примеру, ситуация из жизни: в каком из отделов гипермаркета искать велосипедный насос? В спорттоварах, где стоят велосипеды, или в инструментах? А может вообще в автозапчастях? Не сразу сообразишь, не сразу… Здесь примерно так же: есть единое правило, но много спорных моментов. В результате 6 тонн бумаги постоянно перебираются; у адского шкафа непрерывно кто-то трётся с озадаченным видом.