Здесь, у нас, хоть и электронный документооборот, но бумагу всё равно должна ходить ногами исполнителя. Ходить, а если надо побыстрее, то и бегать! Надо посетить каждого из визирующих лиц и постоять как сосватанному. Часто приходится разъяснять некоторые тезисы. Но, это больше для важности. Собрав все сопутствующие подписи заношу в приемную, клею привычным жестом стикеры «срочно» и «вернуть исполнителю». Если документ самостоятельно не пронести по кабинетам, а пустить на самотёк то его ход займёт около 2х, дней. Иногда время на исполнение задачи – как и сейчас вот – отсчитывается в минутах, поэтому носим сами, кланяемся, объясняемся, исправляем и т.д.
Красная наклейка в этот раз сработала: шеф оказался на месте и не заставил себя долго ждать. Только он, будучи инициатором встречи еще раз от себя лично исправил время проведения мероприятия. Третий раз за полчаса! Секретарь самостоятельно внёс изменения в электронной версии, распечатал и позвонил мне: Неси, регистрируй и рассылай…
В канцелярии слово «срочно» не очень любят, но открыто не возмущаются. Они там ассоциируют оперативность с безалаберностью исполнителя, который дотянул. Иногда спрашивают, правда, запущена ли электронная версия. – Конечно, дорогуша, запущена. И подписана! – отвечаем уверенно с глазами навыпучку.
Открываем задачу, а там ожидаемое разочарование. Где-то подвисло наше «срочно».
Иди ищи электронную подпись, либо присядь на корточки, обожди. «Только не отвлекай болтовнёй», говорят.
Конечно, подождем, об чём реееечь!?
Обычно, при молчаливом ожидании, человек выдыхается стоять над душой за 3-5 минут.
– В общем, Я пошёл. У меня в запасе еще есть пару часов – позвони, как присвоишь номер, и Я прибегу, задрав штаны.
Дело продвинулось – документ на руках, со всеми атрибутами. Теперь рассылка! В смежные ведомства письмо доставит автоматика, а вот со всеми остальными надо отрабатывать по e-mail, в ручном режиме. Зная отношение органов власти и бюджетных учреждений к этому каналу связи, надо обязательно звонить им чуть-погодя и требовать входящий номер. Писать в диалоговом окне просьбу «уведомить о доставке» – не эффективно: не работает в 9 случаях из 10. Лучше начать прозвон спустя пару часов после отправки, тогда тебе по свежим следам не только номер скажут, но и доложат о решениях руководства. Но в таком манёвре есть некая опасность, основанная на разгильдяйстве: сообщение может быть проигнорировано, и тогда будет упущено драгоценное время.
Звоним-узнаем-фиксируем. Список участников известен – все идет по плану. Теперь надо не забыть сообщить всем местным начальникам, что главный шеф изменил время «заседания». Не сделаешь оповещение, и церемония может сорваться. У каждого начальника ещё масса своих совещаний, а может быть и выездов; у них там тоже полна коробочка. Может получиться, что на это время уже планируется чей-то визит или встреча какой-нибудь важной комиссии за дверями департамента. Все расписано по минутам. Кстати, именно из-за этих всяких «переговоров» с разъездами любой документ приобретает черепашью скорость, если его оставить как положено в лотке. На каждом этапе, его встречает суперзанятой исполнитель.
Как Я не сгущал краски и не накручивал себя, на сопротивление среды сей раз было минимальным. Каких-то пара часов, и список ожидаемых лиц на руках, все предупреждены и всё объято. Отлично. Теперь можно выпить чайку, собраться с мыслями, а потом уже взяться за основную свою работу. Лишь бы начальник ничего не передумал, чтоб не пришлось писать «отбой».
Чай в качестве мелкого поощрения – что может быть прекраснее для офисного человечка, воспринимающего день как череду незаметных никому побед, поражений и таймаутов. Как никто, Я понимаю, что задача не закончится приглашением: всех собрать – это совсем не финиш… Организовать встречу – не значит выполнить задачу. Да и вообще, есть ли у наших дел границы? Дальше привлекут к изнурительной подготовке повестки, информационных записок и ведению протокола. Барахтаться простоит долго. Лучше пока не думать об этом, хотя бы сейчас.
Сами переговоры в госорганах достойны отдельного исследования учёными.
Если записывать всё как говорилось на самом деле, в стиле стенограммы, то получится 30 листов дипломатической болтологии типа: «… Проанализировав доводы присутствующих и учтя тенденции роста, предлагается вернуться к всестороннему рассмотрению вопроса по выработке совместного решения…». Ни о чём!