В случае аренды ККТ организации-арендаторы обязаны согласно установленному порядку зарегистрировать ККТ в налоговых органах. В противном случае незаконные действия данных организаций в части использования ККТ, зарегистрированной на организацию-арендодателя, сдавшую в аренду свои площади и ККТ, являются основанием для привлечения их к административной ответственности за осуществление наличных денежных расчетов без применения ККТ в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ.
Для регистрации ККТ в налоговый орган представляются следующие документы: заявление установленной формы; паспорт ККТ; договор на обслуживание, заключенный с ЦТО или заводом-изготовителем. Если приобретен аппарат, бывший в эксплуатации, то вместе с перечисленными документами представляется копия старой регистрационной карточки с отметкой о снятии его с учета в предыдущем налоговом органе.
Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении организации, не позднее 5 дней с момента подачи заявления производит регистрацию ККТ. Регистрация производится путем внесения сведений о ККТ в Книгу учета контрольно-кассовых машин организаций. Одновременно с регистрацией ККТ организации выдается Карточка регистрации ККТ в налоговом органе по установленной форме, а также возвращается паспорт на регистрируемую ККТ и договор о техническом обслуживании и ремонте в ЦТО.
В случае необходимости замены действующих ККТ другими либо установки дополнительных машин, организация обязана до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и снятии с учета зарегистрированных ранее.
В случае реорганизации, а также во всех иных случаях, когда кассовый аппарат выбывает из обращения в данной организации, он подлежит снятию с учета. При этом организация подает заявление в налоговый орган о снятии с учета ККТ. Налоговый орган, получив заявление организации, производит снятие с учета ККТ, о чем делает отметку в Карточке регистрации ККТ, которая заверяется подписью должностного лица налогового органа, ответственного за регистрацию, и скрепляется печатью.
По окончании срока применения моделей ККТ, указанных в Государственном реестре ККТ, используемых на территории РФ, налоговые органы снимают с учета ККТ этих моделей. При этом организации о снятии с учета таких ККТ уведомляются за 30 дней до истечения срока их применения.
Карточка регистрации ККТ хранится в организации по месту установки ККТ в течение всего срока ее эксплуатации, предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается налоговому органу при снятии ККТ с регистрации. В налоговом органе Карточка регистрации ККТ хранится в течении трех лет после снятия ККТ с учета.
Законом № 54-ФЗ установлено, что ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика. Как установлено в п. 1 ст. 83 Налогового кодекса РФ, в целях проведения налогового контроля налогоплательщики подлежат постановке на учет в налоговых органах соответственно по месту нахождения организации, месту нахождения ее обособленных подразделений, месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащего им недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным НК РФ.
В письме МНС России от 30 марта 2000 г. № АС-6-16/232 «О регистрации контрольно-кассовых машин филиалов предприятий» разъяснено, что налоговый орган, в котором состоит на налоговом учете организация по месту нахождения ее обособленного подразделения, вправе осуществлять в установленном порядке регистрацию ККМ, используемых по месту своей фактической производственной деятельности при осуществлении денежных расчетов с населением филиалом или другим обособленным подразделением организации. При этом указанный налоговый орган направляет копию карточки регистрации ККМ налоговому органу, в котором состоит на налоговом учете организация, в чьем составе находится данный филиал или иное обособленное подразделение.
Исправность ККТ является условием ее допуска к применению, а также условием исполнения организациями и индивидуальными предпринимателями обязанности применять ККТ.
Опломбирование ККТ
Опломбирование ККТ в установленном порядке, предусмотрено Законом № 54-ФЗ, в качестве условия исполнения обязанности применять ККТ. Наличие на ККМ пломбы ЦТО в качестве обязательного условия допуска ККМ к применению установлено также ч. 4 п. 7 Положения по применению ККМ.
Согласно п. 10 Положения о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта ККМ, утвержденного решением ГМЭК от 6 марта 1995 г. (протокол № 2/18-95, доведено письмом Госналогслужбы России от 16 мая 1995 г. № ЮБ-6-14/276), организации или индивидуальные предприниматели, применяющие ККМ:
– прекращают использование ККМ в случае нарушения пломбы, средств визуального контроля генерального поставщика или ЦТО, неисправности ЭКЛЗ, выявления других неисправностей ККМ, а также наложения запрета налоговыми органами или работниками ЦТО на использование ККМ;
– незамедлительно ставят в известность ЦТО о любых неисправностях, включая повреждение пломбы, средств визуального контроля генерального поставщика или ЦТО, обнаруженных в процессе эксплуатации ККМ;
– незамедлительно сообщают в налоговые органы о повреждениях пломбы кожуха ККМ или средств защиты фискальной памяти от несанкционированного доступа.
Согласно п. 9 данного Положения техническое обслуживание и ремонт ККМ должны производиться организациями, зарегистрированными в установленном порядке в качестве центров технического обслуживания конкретных моделей ККМ и поставленными на учет в налоговых органах. Подпунктом «д» п. 7 Положения нахождение ККМ на техническом обслуживании в ЦТО установлено в качестве обязательного требования к применяемым ККМ.
Требования к эксплуатации ККМ
Требования к эксплуатации ККМ регулируются Типовыми правилами, утвержденными письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104. Согласно п. 7.1 названных Типовых правил ЦТО обязан опломбировать кассовые машины совместно с налоговой инспекцией.
В пункте 7.2.1 Типовых правил закреплена обязанность механика по окончании ремонта ККМ опломбировать (в случае снятия пломбы) своей пломбой и сообщить в налоговую инспекцию о необходимости пломбировки данной машины (работа на кассовой машине до установки новой пломбы налоговой инспекции запрещается). Пункт 7.2.3 Типовых правил предписывает ремонт ККМ производить только после снятия показаний денежных суммирующих и контрольных счетчиков и снятия пломбы с кожуха аппарата (при необходимости). Согласно п. 7.2.4 Типовых правил показания денежных и контрольных счетчиков по окончании ремонта проверяются, а кожух кассовой машины пломбируется. О результатах проверки машины и опломбирования кожуха составляется с участием механика акт по форме № КМ-2.
Технические требования к ККМ для осуществления денежных расчетов с населением по сферам деятельности утверждены решением ГМЭК от 10 ноября 1994 г. (протокол № 14, доведены письмом ГМЭК от 28 ноября 1994 г. № АО-7-272, в дальнейшем в него вносились изменения и дополнения):
– в сфере торговли;
– в сфере услуг;
– за нефтепродукты и оказание услуг в сфере обеспечения нефтепродуктами;
– в отелях и ресторанах.
Техническими требованиями, общими для всех групп ККМ, являются:
– программный пароль (не менее 4 разрядов) или номерные ключи (не менее 99 вариантов), входящие в комплект поставки ККМ (количество ключей определяется конкретной моделью). Программными паролями должны защищаться как минимум следующие режимы работы ККМ: режим регистрации продаж, режим программирования, режим снятия показаний, режим гашения, режим налогового инспектора. Пароли режима регистрации продаж могут различаться для разных кассиров;