Более того, даже если такие записи и существуют, с ними будет намного сложнее работать, если нет точных указаний, к каким произведениям они относятся. Часто у коллекционеров оказывается множество сходных работ, то есть выполненных одним и тем же автором, похожих внешне или относящихся к одному жанру. Пометки личного характера вроде «большая картина из Гонконга» или «дедушкина любимая», не прояснят ситуацию тому, кто будет пытаться идентифицировать произведение, авторство которого невозможно установить. Поэтому для грамотной каталогизации художественной коллекции, соответствующей норме, чрезвычайно важно использовать специальные учетные коды — номера, которые присваиваются как произведению, так и соответствующей ему записи в системе (см. далее в этой главе: «Системы управления коллекциями», «Каталогизирование коллекции»). Коллекционеры и те, кто ведает собраниями произведений, должны управлять коллекцией и вести учет максимально аккуратно и понятно: только так третья сторона сможет использовать собранные данные, если владельцы коллекции или ее управляющие по какой-либо причине окажутся недоступны.
Методик ведения подобных систем учета немного, что объясняется самой природой коллекционирования: это очень естественный, стихийный процесс. Лишь немногие начинают собирать произведения искусства целенаправленно, для того, чтобы стать коллекционером, предусмотрительно обзаведясь для этого всеми инструментами. Просто однажды человек покупает в галерее или в студии своего друга картину, а потом еще одну, и еще. Или он получает в наследство несколько произведений и начинает добавлять к ним другие. Существует бесчисленное множество способов создать коллекцию. Но на каком этапе она перестает быть просто разрозненными покупками и превращается в собрание? Когда появляется третья работа? Или тридцатая? И в какой момент человек должен сказать себе: «Все, теперь у меня коллекция, и, вероятно, я должен ее задокументировать?»
Чаще всего коллекционер, руководствуясь благими намерениями, начинает обрабатывать информацию о принадлежащих ему произведениях поэтапно: счет-фактура из галереи подшивается в папку, соответствующий выставочный каталог ставится на полку, jpeg-изображение, посланное галереей, сохраняется в файл на компьютере. Такое архивирование может длиться годами и постепенно превращаться в огромную информационную свалку, в которой под силу разобраться только самому коллекционеру, да и то, если он помнит все детали. Со временем работы переходят в хранилище или дарятся, документы теряются, файлы стираются, компьютер меняется, а память начинает ослабевать. Если же речь идет о старых коллекциях, то новым владельцам или наследникам порой бывает непросто расшифровать даже самые детальные архивы.
Системы управления коллекциями
В течение последнего десятилетия с приходом цифровой эры управление коллекциями произведений искусства претерпело глобальные изменения, в результате которых коллекционерам стало значительно легче управлять, наслаждаться и даже пользоваться своими собраниями. Программы и онлайн-системы, которые называются системами управления коллекциями (Collection management system — CMS, далее — система), не только позволяют коллекционерам создать полный обзор всех принадлежащих им работ, но и помогают принимать решения, вести учет и администрирование коллекции. Сегодня любое собрание экспонатов можно посмотреть онлайн в удобное время и из любой точки, выполнив поисковый запрос по местоположению, имени автора, теме, цене и целому ряду других параметров. Системы также позволяют напечатать красочные каталоги, так что теперь можно просматривать и наслаждаться своими собраниями или делиться ими с другими людьми, не вставая с кресла. Неожиданно самым сложным решением может оказаться выбор подходящей системы, а труднее всего будет своевременно отслеживать постоянно развивающиеся технологии. Эти платформы могут кардинально измениться буквально за год, как и цены на произведения искусства. Те примеры, которые мы отобрали и разберем ниже, прослужат дольше, но и здесь обязательно произойдут изменения.
Бумажные папки
Даже в эру интернета и при наличии оптимальной системы нужно в любом случае продолжать параллельно вести оригинальную бумажную документацию, то есть сортировать и хранить папки с бумагами. В идеале на каждую работу в коллекции нужно завести свою архивную папку, в которой будут храниться соответствующие документы. Она включает в себя оригиналы счетов-фактур, бумаги, касающиеся доставки и хранения, сертификаты подлинности, транспортные накладные и всю переписку, имеющую отношение к произведению. Со временем может оказаться, что эти документы имеют ценность сами по себе.