Безусловно, эти разногласия не появились бы на свет, если бы обязанности, цели и задачи были лучше определены и разъяснены…
Вот почему мы предлагаем вам определить интересы и четкие служебные цели и задачи в отделе, равно как и порядок действий для их достижения.
Сегодняшнее состояние дел в компаниях
В зависимости от компаний состояние дел на сегодня в плане определения служебных функций очень разрозненное. Вот несколько примеров:
– Отсутствие определения функций.
– Определение функций существует, но оно устарело.
– Определение функций составлено без участия заинтересованных лиц.
– Определение функций возведено в догму, и они настолько жесткие, что каждый использует их, чтобы отказаться от тех или иных видов работ.
– Определение функций сформулировано в виде задач, которые необходимо выполнить.
В зависимости от ситуации последствия таковы:
– Каждый делает то, что ему кажется правильным, не занимаясь остальным.
– Наслоение множества функций приводит к внутренней борьбе за власть и иногда к значительным сложностям в отношениях.
– Порой одна и та же работа может выполняться по несколько раз разными людьми.
– Становится сложно понять, кого информировать в случае возникновения проблем.
– Каждый думает, что ответственность за решение лежит на ком-то другом.
Короче говоря, от всего этого страдает организация и эффективность работы, равно как и качество отношений.
Интересы и задачи четкого определения служебных функций на работе
Определить функции – это значит дать каждому понять, что он делает, как, зачем и для кого. Это значит – дать каждому возможность узнать, «для чего» нужна должность, которую он занимает в компании и в «каком направлении ему двигаться дальше».
Определение функций также служит основой для установления индивидуальных задач сотрудников и их оценки (см. главу 4).
От этого зависит эффективность организации, какой бы ни была ее структура (пирамида, горизонталь, сетевая), осознание своей ответственности и мотивация игроков.
Зачем описывать функционал?
Это позволяет:
– прояснить роль и ответственность каждого: кто что должен делать и почему;
– проверить системность обязанностей в рамках службы, организации;
– повысить эффективность организации;
– понять компетенции (знания, умения, навыки), необходимые на данной должности (прием на работу, образование, прогнозированное управление компетенциями);
– оценить важность и значимость каждой должности.
Описание функций = инструмент управления и коммуникации, который позволяет внести ясность в роли и их осмысление.
Как определять функции?
Определить функцию – это значит определить ключевые обязанности, которые человек должен взять на себя. То есть следует описывать не задачи для исполнения, а крупные «миссии», которые нужно воплотить в жизнь.
Разница между этими двумя ключевыми понятиями, задачами и обязанностями очень важна. Действительно, описание должности с точки зрения задач снижает инициативу и препятствует развитию самостоятельности. Более того, такое определение должности может стать «смирительной рубашкой», которую люди не захотят снимать. В эпоху, когда разносторонность становится главным достоинством компании, подобный подход к определению должности будет идти вразрез с поставленными задачами.
Следовательно, эффективное определение должности должно четко показывать все «главное, приоритетное и постоянное», что входит в прямые обязанности сотрудника.
Определение «сути должности»:
– позволяет определить место должности в компании,
– подчеркивает главные цели,
– расшифровывает ожидаемые результаты,
– выявляет в зависимости от ситуации сдерживающие факторы осуществления задач.
Какие вопросы следует задать, чтобы сформулировать четкое определение служебных обязанностей.
1. Каково назначение данной должности?
2. Место должности в рамках отделения, департамента.
– Каковы основные задачи моего отделения, моего департамента?
– Чего бы лишилась компания, если бы моего отдела не было?
3. Взаимосвязи должности.
– Каковы ее иерархические связи?