– Цель: прийти к согласию по описанию должности и придать ему окончательный вариант (рис. 2.1, стр. 34).
– Правила: время около 1 ч 30 мин. Взаимное выслушивание.
– Дальнейшие действия:
• Обозначить моменты, по которым пришли к согласию.
• Определить моменты разногласий, обсудить их, прийти к договоренности.
• Улучшить формулировки в случае необходимости.
3. Общаться эффективно
– Десять заповедей содержательного слушания:
• Дайте высказаться вашему сотруднику.
• Покажите ему, что он может свободно выражать свои мысли.
• Покажите, что вы хотите слушать (не делайте ничего другого в процессе его высказывания).
• Не отвлекайтесь ни на что.
• Ставьте себя на его место, чтобы понять его точку зрения.
• Будьте терпеливы.
• Сохраняйте спокойствие.
• Не критикуйте (критика влечет за собой защитную реакцию).
• Задавайте вопросы.
• Всегда будьте внимательны к собеседнику.
– Умение договариваться:
• Проанализируйте расхождения во взглядах.
• Найдите все возможные формулировки, которые могут подойти, выберите из них две-три наиболее подходящие.
• Наконец дайте выбрать одну из них сотруднику.
После того как мы изложили все ключевые моменты процесса определения служебных функций, важно воспроизвести этот подход в более глобальной обстановке, а именно в рамках позиции компании на рынке, работающем в условиях конкуренции.
На самом деле определение миссии каждого сотрудника в рамках своего отдела просто для определения миссии имеет ограниченную ценность. Они обретают подлинный смысл только по отношению к главной цели бизнеса – а именно суметь удовлетворить клиентов (внутренних или внешних) и ответить на их потребности.
Таким образом, если мы возьмем пример производственного предприятия, то определение миссий руководителя предприятия, начальника цеха и начальников отделов по отношению друг к другу является, безусловно, важным, но не соответствует, по крайней мере на наш взгляд, нуждам всего предприятия по отношению к его клиентам.
Определение миссий тех и других с использованием выработки решения и действий, направленных на внутреннюю структуру организации, конечно, позволит справиться с рядом трудностей организации, внутренних отношений, но не затрагивает истинных целей и задач, тем самым позволяет делать все то же самое (то есть по факту ничего не менять).
Рис. 1.2. Пример формуляра описания должности: секретарь
Следует рассуждать, именно исходя из пожеланий и нужд клиента (качество, сроки, стоимость, срок службы продукта, обслуживание…). Таким образом, и роль каждого, и круг ответственности расширяется; процесс принятия решений, будь то производство или организационная составляющая, может быть пересмотрен в зависимости от истинной конечной цели – клиента.
Осознанное распределение функций, направленных на клиента, чаще всего влечет за собой коренные изменения, которые необходимы с точки зрения организации, власти, отношений, процесса принятия эффективных решений. Это позволяет компании развить то, чего ей больше всего не хватает: нововведения, быстрое реагирование на смену ситуации, гибкость.
Вот в чем заключаются подлинный интерес определения миссий, направленных на клиента.
Важно отметить, что основополагающим моментом является согласие поделиться властью с коллегами. Устойчивость и развитие компании будут наградой!
Глава 2. Определить цели, обсудить средства
После того как ключевые миссии каждого из ваших сотрудников определены, вам остается только заключить с ними договор целей. Письма с условиями найма и договоры целей позволят вам реализовать простые и четкие договорные отношения с вашими прямыми подчиненными.
Отличия и сходство между задачами и основными целями (миссиями)
Некоторые руководители порой путают цели и основной круг обязанностей, связанные с должностью, с задачами, которые вытекают из них и которые появляются после переговоров с сотрудником, в договоре целей. Чтобы избежать такой путаницы, мы предлагаем вам выделить отличительные детали этих двух понятий.
Задача – это конкретное описание ожидаемого результата:
– Она должна иметь связь с единственно ожидаемым результатом.
– Должна быть возможность измерить или отследить ее.
Таким образом, мы можем сформулировать эти отличия следующим образом (табл. 2.1.).
Табл. 2.1. Различия между основными целями и задачами