Определив необходимые нормы и нормативы, можно приступить непосредственно к расчету стоимости необходимых затрат. Помимо нормативов и норм расхода ресурсов, а также планируемого объема выпускаемой продукции и прочих затрат, необходимых для поддержания производственного процесса на этом этапе, потребуется информация непосредственно о ценах, действующих на данном этапе на те или иные виды ресурсов. Таким образом, планируя затраты на производственный процесс, мы вначале определяем, что именно нам необходимо для осуществления этого процесса, а уже потом рассчитываем, каковы будут планируемые затраты в денежном выражении. Иногда (правда, в последнее время все реже и реже) расчет затрат идет «от противного», т. е. руководство предприятия готово выделить некоторую сумму на развитие производства, и уже исходя из этого решается, что именно можно сделать. Естественно, такая постановка вопроса приводит к тому, что денежные ресурсы предприятия выбывают, а поступившие материальные ресурсы либо не приносят прибыли в должном объеме, либо вообще не могут быть использованы в обозримом времени. Значит, при планировании затрат целесообразно в первую очередь задаваться вопросами в следующей последовательности: «Что нам следует сделать?» – «Что нам для этого потребуется?» – «Сколько это будет стоить?» Получая ответы на эти вопросы в должной последовательности, управляющее звено может решать, достаточно ли у предприятия средств для осуществления поставленной задачи или от нее следует отказаться либо на некоторое время либо вообще. Кроме того, следует принимать во внимание тот факт, что рассчитанные предварительно затраты в денежном выражении практически всегда отличаются от фактических затрат в процессе работы. Это связано со множеством факторов, наиболее явными из которых являются рыночные колебания цен, изменения условий поставки и т. д. Даже самое тщательное планирование не может дать стопроцентной гарантии точности в оценке денежных и материальных затрат предприятия, однако чем больше факторов учтено в процессе планирования, тем больше планируемые затраты приближаются к фактическим. При этом не учитывать вероятные отклонения в объемах планируемых и фактических затрат не только самонадеянно, но и небезопасно. Если предприятие столкнется с незапланированными затратами уже в процессе реального производства, это может привести к нежелательным последствиям, вплоть до «замораживания» или полной остановки процесса, в который уже вложены средства, часто немалые. Поэтому делать своего рода допуск, корректировку в денежной оценке планируемых затрат необходимо. Для наиболее точного учета и анализа возможных отклонений целесообразно определить либо спрогнозировать условия, при которых может возникнуть перерасход ресурсов по сравнению с расчетными нормами, и варианты, при которых возможна экономия ресурсов, не влияющая на качество производственного процесса.
Если при этом параллельно будут разрабатываться программы ресурсосбережения, фактический объем затрат можно максимально приблизить к планируемому, так как перерасход по одному направлению частично или полностью будет перекрываться экономией на другом.
Программы ресурсосбережения лучше всего разрабатывать непосредственно на производственных участках, передавая информацию в укрупненном виде управляющему звену. Что касается экономии ресурсов, то для проверки эффективности ресурсосберегающей программы целесообразно параллельное составление 2 финансовых планов (смет). В одном случае используются расчетные (или действующие – в зависимости от ситуации) данные по нормам и нормативам, а в другом – скорректированные с учетом проведения ресурсосберегающих мероприятий. Сопоставление этих смет позволяет наглядно оценить предпринимаемые меры по экономии ресурсов, и, следовательно, уменьшению затрат.
Учет и план-фактный контроль затрат предполагает в первую очередь оперативность. Учет затрат должен проводиться оперативно, начиная с первичных звеньев производства (цехов, участков и т. д.). Причем обязательными условиями этого учета являются единообразие отражения затрат в учетных формах, а также соблюдение периодичности составления и представления учетных документов и, разумеется, достоверность отражаемых данных. Здесь мы вплотную подходим к вопросу о необходимости рациональной и грамотно поставленной системы документооборота.