5. Расскажите историю. Истории, примеры из жизни помогут зрителям создать образные ассоциации. Аудитория будет более заинтересована в вас и теме презентации.
6. Избегайте ненужного: переходов на другие темы, звуковых эффектов и другого «шума».
Помните: когнитивная перегрузка вредит основной цели вашей презентации. Если мы не будем изо всех сил пытаться избежать ее, наша аудитория ничему не научится.
Когда я работал в компании Apple, в Купертино, штат Калифорния, то однажды получил электронное письмо, перенаправленное нам из офиса Стива Джобса. Оно было от руководителя группы пользователей, чья организация днем раньше получила презентацию от одного из эппловских сервис-инженеров. Руководитель группы пользователей был не удовлетворен презентацией и решил дать СЕО фирмы знать о своем недовольстве. Моей задачей было разобраться с проблемой и наладить взаимоотношения с группой пользователей.
По словам руководителя группы, инженер, очевидно, хорошо знал то, о чем говорил. Однако материал носил сугубо технический характер и не представлял интереса для большей части аудитории. Хотя группа была крайне заинтересована в технологии — особенно новейшей эппловской технологии — ее больше интересовало, как использовать программное обеспечение для креативной и продуктивной работы в офисе и дома. Когда я поговорил с инженером — очень интересным и симпатичным молодым человеком — он признал, что презентация получилась плохая, но у него не было никаких мыслей по поводу того, как изменить ее содержание. Поэтому он последовал первоначальному плану и сделал лучшее, на что способен. Провала и горького разочарования можно было бы избежать, если бы инженер понял нужды аудитории прежде, чем начал готовить презентацию.
Он никогда ранее не выступал перед пользовательской группой и не имел представления об ожиданиях и познаниях пользователей. Так что просто рассказал то, что знал. Если бы он собрал сведения об уровне знаний группы, ее опыте работы, ожиданиях, то подготовил бы совершенно другой материал, вовлек бы аудиторию в дискуссию, провел встречу в стиле вопросов и ответов.
Урок таков: нужно узнать своих слушателей как можно лучше, чтобы четко определить цель предстоящего выступления и как следует подготовиться. Оратору необходимы эмпатия и способность поставить себя на место другого человека. После того, как вы узнаете все, что сможете, о том, что знает аудитория и чего она ждет, — а также соберете информацию о возможных культурных особенностях слушателей и вещах, которых необходимо избегать, — вы лучше определите, какой материал нужно включить в презентацию, а какой надо из нее убрать. Кроме того, вы поймете, как лучше установить контакт с определенной аудиторией, как заинтересовать и воодушевить ее.
Пусть аудитории разные, сами люди весьма похожи по меньшей мере в одном: они не любят скучать. Наивернейший путь наскучить своей аудитории — не показывать свою личность и действовать как робот: зачитывать маркированные списки, распечатки данных, технические характеристики продукта и так далее. Людям нужна общая перспектива. Им требуется контекст, смысловое наполнение. Но им необходим и эмоциональный контакт с оратором.
Аристотель писал, что хорошая публичная речь состоит из трех частей: 1) обращение к разуму, 2) обращение к эмоциям, 3) обращение, демонстрирующее характер и личность говорящего. Таким образом, чтобы ваша презентация была эффективной, вам нужна логически продуманная структура, подкрепленная достаточным количеством доказательств, вам нужно оказать эмоциональное воздействие на аудиторию и показать свой характер, быть искренним, естественным, внушающим доверие. Люди — существа рациональные и эмоциональные. Ваша презентация должна удовлетворять потребность аудитории в логике и доказательствах, подтверждающих ваши утверждения, но вам надо «достучаться» до эмоций аудитории при помощи примеров, историй, визуального ряда и др. Нужно учитывать человеческий интерес к узнаванию нового, потребность в исследовании, открытии, а также сильное возбуждение, которое каждый испытывает, открывая для себя что-то незнакомое.
Одна из главных проблем презентаций состоит в том, что люди хотят сказать слишком много за короткое время. Большинство на стадии подготовки старается впихнуть все, что возможно, в тесные рамки и тратит кучу времени, решая, что же еще добавить в презентацию. Наоборот, на обдумывание того, что и где можно сократить, времени расходуется слишком мало. В результате аудитория, как правило, получает больше, чем хочет, может понять и чем ей нужно. Это характерно для многих презентаций руководителей, торговых презентаций и выступлений на конференциях. В своей книге «Сила научных презентаций» (The Craft of Scientific Presentations. Springer, 2002) Майкл Аллей также затрагивает этот вопрос и предостерегает, что можно двигаться вглубь или вширь, но невозможно уместить и то и другое в часовой лекции или выступлении на конференции. Следовательно, нужно ставить перед собой реальные цели. Если необходимо представление глубокого анализа, то придется поступиться масштабом изложения. В презентациях, как и в жизни, периодически нужно делать выбор между более и менее важным, и последнее откладывать на потом.