Инициатива создания местной русской администрации обычно исходила от немецких военных комендатур, которые крайне нуждались в институте гражданской власти. Именно с этой целью в городах создавались управы. Они находились в непосредственном ведении нацистских военных властей. Однако были и исключения: в Феодосии органы местного самоуправления создала инициативная группа бывших работников горсовета.[12] Но в любом случае все чиновники в обязательном порядке утверждались немецкими комендантами. В аппарате городского управления могло работать от 20 до 60 человек. В городах и деревнях представители администрации занимали лучшие дома (естественно, из тех, где не обосновались какие-либо германские учреждения). Так, в Пскове управа находилась в не пострадавшем от бомбардировок двухэтажном особняке в центре города. В нем были 30 просторных кабинетов для чиновников, а также поликлиника, зубоврачебный кабинет, столовая, склад, мастерская и хозяйственные кладовые.[13]
Достаточно типичной для оккупированной территории России была история создания и функционирования Новгородской городской управы. На ее примере можно рассмотреть не только основные направления деятельности этого административного органа, но и дать объективную характеристику людям, там работавшим.
В августе 1941 года Новгород подвергся ожесточенной бомбардировке Люфтваффе. Жители пытались спастись от бомб в подвалах своих домов или в пригородах — Колмове и Панковке. Последние практически не пострадали, чего нельзя сказать о центре. Получил повреждения и древний Софийский собор, построенный в 1050 году. Командованию Красной армии не удалось организовать сколь-нибудь серьезной обороны города, и 19 августа 1941 года советские части отошли за реку Малый Волховец. Линия фронта стабилизировалась в двух километрах от города. Она была неизменной до января 1944 года. На Торговой стороне, непосредственно примыкавшей к линии фронта, находились только немецкие военнослужащие. На Софийской стороне, располагавшейся на другом берегу реки Волхов, продолжало жить местное население.
Первой в занятом немцами городе была создана городская управа. Ее организаторами в августе 1941 года явились Борис Андреевич Филистинский, Василий Сергеевич Пономарев, Александр Николаевич Егунов и Федор Иванович Морозов. Все они в 1930-х годах подвергались различным репрессиям со стороны советской власти.[14] Собравшись на квартире Филистинского, они узнали от хозяина, что по поводу создания русской администрации им получено предварительное согласие, так как он с немцами уже говорил и те поручили подобрать ему надежных людей, желающих помогать новым властям. Для них была организована встреча с немецким военным комендантом Новгорода (офицер в чине майора), тот расспросил пришедших о их биографиях, времени проживания в Новгороде, наличии образования и о репрессиях против них со стороны советской власти.
Немецкий комендант приказал наладить порядок в городском хозяйстве и назначил городским головой Пономарева, так как он был единственным из пришедших жителем Новгорода. Остальные обязанности члены вновь созданной управы распределили сами между собой. Перед уходом от немецкого коменданта все члены образованной городской управы получили специальные удостоверения на русском и немецком языках, где говорилось, что «предъявитель сего является русским администратором, утвержденным немецкой властью, и все обязаны оказывать ему содействие».
В первые недели существования Новгородской городской управы Пономарев и его помощники занялись подбором и наймом служащих, самостоятельно изыскивали средства для их содержания. Эта проблема была решена путем установления квартплаты и открытия столовой.[15] С осени 1941 года были введены новые налоги — подоходный, с двора и за содержание домашних животных. Так, например, каждый владелец коровы должен был сдать в месяц 30 литров молока.
Располагалась управа в бывшем железнодорожном клубе им. В. И. Ленина. В конце 1941 года, накануне первой немецкой эвакуации, она перебралась в подвальные помещения, так как город подвергался сильным обстрелам и бомбежкам советских войск.[16]