Обратите внимание: вопрос о том, что было сделано неправильно, не задается. Он заставляет людей занимать оборонительную позицию, и они постараются скрыть те вещи, за которые их могут наказать. Поэтому анализ уроков, выносимых из работы над проектом, никогда не стоит проводить в атмосфере обвинений и наказаний. Если вы хотите заняться инквизицией, это ваше дело. Цель инквизиции – найти ответственного за все катастрофы и горести мира и наказать его. Цель анализа уроков, полученных в ходе реализации проекта, должна точно соответствовать тому, что обозначают эти слова.
За последние несколько лет я открыл для себя, что в очень немногих организациях регулярно проводится анализ уроков, вынесенных из реализованных проектов. Есть в этом какой-то страх открыть «коробку с тараканами». При этом демонстрируется желание переключиться на новые проекты. При таком подходе вы почти наверняка повторите совершенные ранее ошибки, если никто не знает о них и не имеет представления, как они произошли и как предотвратить их в дальнейшем. Однако, пожалуй, главное – вы не можете воспользоваться опытом удачных решений и действий.
Неоднократно звучали утверждения о том, что выживут и будут процветать те организации, которые учатся быстрее конкурентов. Это особенно верно в отношении проектов.
Шаги в управлении проектами
Реальные шаги в управлении проектами достаточно понятны. А вот их выполнение – не совсем. Рисунок 1.4 иллюстрирует эти шаги. В следующих главах подробно описывается каждый шаг. Сейчас приведем только краткое описание соответствующих процессов.
Рис. 1.4. Шаги в управлении проектом
Итак, прежде всего следует определить проблему, которую должен решить проект. Это помогает визуализировать желаемое и результат. Что изменится? Что нового вы увидите, услышите, почувствуете, ощутите на вкус или на запах? (Используйте сенсорное восприятие, если не можете дать количественное определение.) Какая потребность вашего клиента будет удовлетворена?
Сколько существует различных путей для решения данной проблемы? Проанализируйте альтернативные варианты (можете сделать это в одиночку или в составе группы). Какой из них, по вашему мнению, наилучший? Он дороже или дешевле других? Даст ли он полный или только частичный результат?
Планирование – это ответ на вопросы: что должно быть сделано, кем, на какие средства, как, когда и т. д. Для того чтобы ответить на эти вопросы, понадобится магический кристалл, с помощью которого можно увидеть будущее. Мы обсудим эти шаги подробнее в главах 2, 3 и 5.
Это очевидно. Если план составлен, он должен быть выполнен. Примечательно, что нередко люди много сил вкладывают в составление плана… а потом не выполняют его. Если не придерживаться собственного плана, то зачем его вообще выдумывать?
Планы разрабатываются для того, чтобы достичь своих целей и успешных результатов. Если не осуществляется мониторинг, нельзя быть уверенным в успехе. Это все равно что иметь карту, указывающую дорогу до нужной вам точки, но не следить по ней за знаками, обозначениями и направлениями.
Разумеется, если в ходе исполнения проекта обнаруживается отклонение от плана, вы обязаны задаться вопросом, что нужно сделать, чтобы вернуться на правильный путь. А если это невозможно – спросить себя, как скорректировать план таким образом, чтобы он отражал новые реалии.
После того как достигнута поставленная перед проектом цель, он считается оконченным, однако необходимо сделать еще один, последний шаг. Одни называют его аудитом или анализом, а другие – «посмертным вскрытием» (звучит устрашающе, не правда ли?). Как ни называй, цель этого шага в том, чтобы извлечь уроки из сделанного. Обратите внимание, как поставлены вопросы: «Что было сделано хорошо? Что необходимо улучшить? Что нового мы усвоили?» На основе своих достижений мы можем становиться лучше. Однако вопрос «Что мы сделали неправильно?» ставит людей в оборонительную позицию. А акцент следует сделать на улучшении, а не на обвинениях. Подробнее об этом позже.