Здесь также необходимо отметить, что максимальное количество дел, которые исследователь может получить на руки, не должно превышать 10, а в самом крайнем случае — 15 единиц.
Для того, чтобы было понятно, о чем идет речь, я вкратце обрисую общую структуру хранения информации в архиве. Все документы, находящиеся на хранении в архиве, распределены по большому количеству так называемых фондов. При этом критерием отнесения конкретного дела к конкретному фонду может служить различная содержащаяся в нем информация. Так, например, в фондах № 33 и № 58 ЦАМО содержатся сведения о безвозвратных потерях. Соответственно, большая часть донесений о людских потерях всех подразделений сухопутных частей, авиации, танковых и других родов войск (кроме флота) сосредоточена в этих фондах. Другим критерием формирования фондов может служить принадлежность документов конкретному воинскому подразделению. Например, документы управления 36-й бомбардировочной авиадивизии сведены в фонд № 20 121.
В свою очередь, все дела, находящиеся на хранении в фонде, перечислены в конкретной соответствующей ему описи. Если дел в фонде не много, то все они перечисляются в одной или нескольких описях. Если же фонд содержит большое количество разнообразной информации, то и количество описей может исчисляться тысячами. Дела, перечисленные в описи, как правило, структурировано разнесены по подразделам. Естественным критерием разделения служит год, к которому относится информация, представленная в делах. Для авиационных подразделений дополнительным критерием служит принадлежность документов к структурным подразделениям части, отвечающим за конкретное направление деятельности. Например, в описи отдельно выделены документы отдела кадров части, отдела ее материально — технического обеспечения и так далее.
Конкретное дело, перечисленное в описи, представляет собой отдельный том, в который включены документы, объединенные по какому-либо признаку. Дело имеет свой номер и свое название, которое отражает суть документов, включенных в него. Например, «Приказы 36 авиадивизии по личному составу за период с 03.01.1943 по 31.12.1943 г.». Дела, в зависимости от количества страниц в них и объема, хранятся по несколько штук в так называемых коробках, каждая из которых также имеет свой номер.
Таким образом, любое дело, находящееся на хранении в архиве, легко можно найти, если указаны данные о нем. В качестве примера я приведу полные данные о деле, упоминавшемся ранее: ЦАМО РФ, фонд № 20 121, опись № 2, дело № 14 «Приказы 36 авиадивизии по личному составу за период с 03.01.1943 по 31.12.1943 г.», коробка № 10 350.
На то, чтобы оформить документы для допуска в архив, посмотреть описи интересующих нас подразделений и заказать из них подходящие нам дела, ушло около 5 часов. После этого мы были совершенно свободны, так как в архиве до следующего утра делать мы больше ничего не могли. Далее следовало позаботиться о месте проживания, так как знакомых, у которых можно было поселиться на неделю, ни у кого из нас не было. По сложившейся у моих коллег традиции, мы остановились в административном здании детского оздоровительного лагеря «Восток», расположенного рядом с поселком Дубровицы, находящимся приблизительно в двух километрах от Подольска.
На следующее утро в 08:50 мы стояли у проходной архива. Опаздывать мы не могли — перед началом работы в читальном зале необходимо отметиться у сотрудницы архива и подтвердить сделанный ранее заказ дел. В противном случае их не принесут, и мы потеряем драгоценный день. Приблизительно в 11 утра военнослужащие части, обслуживающей архив, начинают приносить заказанные исследователями дела и описи. При этом сотрудницы архива проходят в читальный зал и громко объявляют: «Пришли корпуса!» или «Пришла авиация!». После подобного объявления исследователи, заказавшие соответствующие дела или желающие такие дела сдать, проходят в отдельную комнату, где расписываются за получение или сдачу дел.
Получив заказанные в понедельник 10 дел, я занял свободный стол в читальном зале и приступил к их изучению. Примерно через 1,5 часа, при просмотре дела № 163 «Приказы 36 БАД с 05.01.1943 по 30.12.1943 г.», я чуть не вскрикнул от радости. На 74 странице был приведен приказ от 29 апреля 1943 года о зачислении в состав 455-го авиаполка самолета Ил-4 № 132 305 с моторами М-88б № 88 6797 и № 88 5351. Находясь в состоянии эйфории от обнаруженной информации, я переписал ее в исследовательскую тетрадь и не сразу заметил, что номер мотора отличается от найденного нами порядком расположения цифр. Эта неудача заставила меня отбросить спешку и тщательно просматривать все упоминающиеся в делах номера.